Top 10 errori da non fare quando organizzi un evento

L’evento che stai organizzando da mesi è finalmente arrivato. Insieme alla tua squadra, sei contento di aprire finalmente le porte e dare il benvenuto agli ospiti. Hai curato con attenzione i minimi dettagli del processo organizzativo, e tutto sembra a posto. Eppure, alcuni eventi falliscono, un sacco di cose possono andare male, ed è spesso troppo tardi per correggere qualcosa. Un evento è un’entità che accade in tempo reale, quindi una volta finito, è passato. Alcuni aspetti possono essere riparati durante l’evento, ma altri no. Molti problemi possono però essere evitati se sai quali sono gli errori più comuni che gli event planner commettono. In questo articolo abbiamo messo insieme un top con i 10 errori da non fare quando organizzi un evento, quindi sarai preparato per organizzare un evento di successo.

1. Non organizzare con abbastanza anticipo

I calendari possono sembrare abbondanti su carta, però spesso in realtà tutto richiede più tempo di quello che avevi immaginato. Non iniziare ad organizzare con abbastanza anticipo può portare al fallimento dell’intero evento. I relatori, gli artisti, le location, sono i piloni principali del tuo evento. Molto probabilmente, quelli che vuoi prenotare hanno già un programma stabilito con mesi o anche fino ad un anno di anticipo, quindi queste sono le tempistiche da considerare se vuoi assicurarti che il tuo evento accadrà esattamente nella formula che avevi progettato.

Come evitare l’errore

Se il tuo evento è centrato su certi nomi o una certa location, non stabilire e non pubblicare la data finale dell’evento prima di verificare la disponibilità dei relatori, artisti e location desiderati.

2. Sopra (o sotto) valutare il numero di partecipanti

Se non fai una valutazione realistica del numero atteso di partecipanti, puoi confrontarti con tutta una serie di disastri. Per quanto riguarda la location, troppo pochi ospiti in una location troppo grande creeranno l’impressione di un flop. Troppi ospiti in una location troppo piccola – l’ingrediente perfetto per rendere tutti scontenti di stare ammassati in uno spazio troppo stretto. In entrambi casi, l’esperienza dei partecipanti avrà tanto da soffrire. La stessa cosa vale per il catering, se ordini troppo cibo e ci sono troppo poche persone per consumarlo, hai sprecato il budget. Troppo poco cibo per troppi ospiti? Di nuovo, ospiti scontenti.

Come evitare l’errore

Definisci degli obiettivi chiari in termini di numero di invitati ed elabora una strategia precisa su come li raggiungerai. Ovviamente, nessuno ha un globo di cristallo che gli dirà esattamente quanti partecipanti saranno presenti all’evento. Ed è proprio per questo, per quanto riguarda la location, il contratto d’affitto deve contenere delle politiche di cancellazione. Devi anche avere un piano B (e, se possibile, un piano C!) ed essere preparato a cambiare la location se il numero di persone che si iscrivono all’evento è drammaticamente diverso dalle tue aspettative.

Se cambiare la location è assolutamente impossibile, stabilisci un numero massimo di biglietti disponibili, per assicurarti che non vai oltre alla capacità dello spazio. Su una piattaforma online di gestione eventi (come Metooo) puoi facilmente farlo quando crei e pubblichi un evento. Inoltre, su Metooo puoi creare anche una lista d’attesa, quindi se si liberano dei posti, li puoi riempire subito rendendoli disponibili alle persone che sono in attesa. Una lista d’attesa aumenterà anche la desiderabilità del tuo evento.

Se l’evento include anche il catering, metti in atto una politica per la flessibilità dell’ordine verso l’azienda che lo fornisce. Inizia con delle quantità stimate, e fai l’ordine fermo per la quantità finale solo qualche giorno prima dell’evento, quando la maggior parte dei partecipanti ha già confermato la presenza.

3. Non usare la tecnologia nel processo organizzativo

Nel 2019, la mentalità del “abbiamo sempre fatto così” esiste ancora tra gli organizzatori di eventi. Ma la verità è che, data la complessità di un evento oggigiorno e date le aspettative sempre crescenti dei partecipanti, hai davvero bisogno di tecnologie specifiche per assicurarti che il flusso di lavoro è ottimizzato e che il customer care che si fornisce al partecipante sono al massimo livello. Non usare la tecnologià può causare perdita di informazioni ed una comunicazione difettosa tra i membri del team su vari parti del progetto organizzativo. Inoltre, può portare ad una esperienza scarsa degli invitati (non ricevere abbastanza velocemente le risposte alle loro domande, file lunghissime all’ingresso, ecc.)

Un’altro errore comune che alcuni event planner fanno è quello di pensare che incorporare la tecnologia nel processo organizzativo è solamente un costo inutile, quando in realtà quello che porterà sarà un utilizzo più efficiente delle risorse umane e materiali ed una riduzione dei costi.

Come evitare l’errore 

 Se termini come chatbot, AI, o realtà virtuale ti sembrano ancora spaventosi, inizia ad incorporare la tecnologia nel tuo evento partendo dalle basi. Usa una piattaforma online di gestione eventi nel tuo prossimo progetto. Le piattaforme di gestione eventi possono sembrare già la norma alla maggior parte di noi, ma è incredibile quanti organizzatori di eventi non le usano ancora, anche se integrano la maggior parte degli aspetti fondamentali del processo. Per esempio, su una piattaforma come Metooo puoi:

  • creare un bellissimo sito web dell’evento e personalizzarlo con tutte le informazioni necessarie (date, orari, programma, relatori, sponsor, foto, video, ecc.)
  • vendere biglietti tramite transazioni sicure e permettere ai tuoi ospiti di pagare con carta di credito o PayPal
  • mandare inviti RSVP ben disegnati ad intere liste di contatti in una sola mossa
  • gestire il check-in in pochi secondi per ogni invitato, accorciando il tempo d’attesa all’ingresso e riducendo le file al minimo

4. Non allocare abbastanza tempo per installazione, smantellamento e pulizia

Di nuovo, un errore di tempistica, però stavolta all’interno del programma dell’evento. Un errore comune, quando si crea il programma, è di non allocare abbastanza tempo per l’installazione, per lo smantellamento, e per la pulizia in location. Tante volte, la location stessa viene prenotata per un certo numero di ore/giorni senza tenere in mente quanto ci si metterà ad installare l’attrezzatura audio/video, le luci, i decori, o il catering. Tante volte, le sessioni degli speaker sono proprio una dietro l’altra senza dare del tempo per una pulizia. E ancora: abbiamo visto degli eventi dove lo smantellamento inizia quando ci sono ancora degli invitati!

Come evitare l’errore

I membri del personale tecnico, che girano tra gli ospiti, in fretta per collegare gli ultimi cavi o per spazzare i pavimenti, o, ancora peggio, le decorazioni che vengono smontate mentre gli invitati stanno ancora seduti a mangiare il dolce, è la via più sicura verso l’insoddisfazione dei partecipanti. Ed tutto ciò è così facile da evitare, semplicemente prenotando la location per la giusta durata e inserendo nel programma dell’evento il tempo per l’installazione e per lo smantellamento. Il budget dell’evento potrebbe risentirne, però, alla fine, un budget è ben speso se rende felici gli invitati!

5. Non allocare i compiti giusti alle persone giuste

Molti organizzatori di eventi pensano che se loro stessi sanno quello che si deve sapere su come organizzare un evento, semplicemente delegare alcuni compiti a chiunque è disponibile significa “creare una squadra”. Però invece di facilitare il loro lavoro da project manager, questo può fare più male che bene. Non allocare i compiti giusti alle persone giuste (che dovrebbero avere le capacità e l’esperienza per portarli a termine) può portare ad una scarsa esecuzione di alcune parti del progetto. Inoltre, come project manager impiegherai del tempo per aggiustare gli errori commessi dai membri incompetenti del tuo team.

Come evitare l’errore

Appena hai definito gli obiettivi dell’evento ed hai capito quali sono le aree principali da pianificare (location, logistica, marketing/PR, amministrazione ecc.), crea una squadra che include dei membri che hanno la capacità e l’esperienza necessarie in queste determinate zone. Ci sarà la tentazione di lavorare con stagisti e/o volontari, per ragioni di budget, ma anche con loro, ci deve essere un processo di selezione, per assicurarti che hanno le capacità per gestire l’area a loro assegnata. Inoltre, se il tuo evento presenta delle problematiche tecniche particolari, o richiede delle capacità tecniche altamente specializzate, è meglio esternalizzare questa parte e commissionarla ad un’agenzia di produzione eventi che sarà in grado di gestire ogni singolo dettaglio con la massima professionalità.

6. Non avere un piano di emergenza o di gestione delle crisi

Il tuo evento potrà essere minacciato da delle forze che sono oltre al tuo controllo. Fondamentalmente, non è colpa di nessuno per le tempeste, per la neve, per le interruzioni di corrente o per il malfunzionamento delle attrezzature, per i fan/partecipanti un po’ troppo energici, per gli attacchi terroristi o per la Terza Guerra Mondiale. Però se il tuo evento ne soffre le conseguenze, è assolutamente colpa tua per non avere un paino B o un piano per le situazioni di emergenza. I modi in cui il tuo evento potrebbe soffrire vanno da qualche ospite bagnato in cerca di riparo dalla pioggia, fino a delle gravi perdite materiali o umane. Quindi non avere uun piano per le crisi può essere un errore critico.

Come evitare l’errore

Ci sono varie azioni che possono essere intraprese per evitare questo errore. Idealmente, le compierai tutte:

  • assicurati di avere uno spazio di riserva all’interno, se la tua location principale è all’esterno
  • metti in atto un sistema di sicurezza con del personale ben qualificato e con delle attrezzature di controllo
  • assicurati di avere dei contratti per iscritto con tutti i fornitori
  • elabora un piano per la gestione delle crisi (abbiamo scritto più in dettaglio sulla gestione delle crisi negli eventi in questo articolo, leggilo attentamente)
  • fai una pollizza assicurativa per l’evento

7. Non riconfermare la disponibilità

E quando diciamo disponibilità, ci riferiamo alla disponibilità di tutte le parti coinvolte, dai fornitori agli artisti, dai relatori ai membri della squadra organizzativa. Avere dei contratti scritti con tutti quanti è necessario ma non sufficiente. A chiunque può capitare un incidente, una malattia inaspettata, o di prenoare, per sbaglio, un altro evento per lo stesso giorno del tuo evento. Le mancate presentazioni sono uno dei problemi più comuni di tutti i tipi di eventi. Un volontario mancante al check-in è una situazione facilmente risolvibile. L’azienda logistica o il catering che vanno ad una location sbagliata, questi sono dei generatori di mal di testa. Ed in fine, dover spiegare agli invitati che il relatore principale o che l’artista semplicemente non si è fatto vedere è, probabilmente, l’incubo peggiore di qualsiasi event planner.

Come evitare l’errore

Prima di tutto, assicurati di aver scelto dei fornitori, dei partner, dei relatori e degli artisti seri e di fiducia e controlla le loro referenze. Riconferma con loro e con tutte le parti implicate la partecipazione all’evento un paio di settimane prima del giorno dell’evento. Poi riconferma di nuovo e ripassa con loro tutti i dettagli, 2 giorni prima dell’evento.

8. Superare il budget

Non calcolare accuratamente tutte le spese durante il processo organizzativo dell’evento può portare a dei seri problemi quando la data dell’evento si avvicina. Un’errore che si può facilmente commettere è quello di spendere troppo sui primi elementi che prenoti per l’evento (location, artisti) il che porterà a non avere abbastanza fondi per le altre spese (logistica, decorazioni, catering, personale). Il risultato? Un evento in una location mozzafiato ma in cui l’esperienza degli invitati è scarsa perché non c’è l’atmosfera giusta o il servizio al cliente manca. Un’altro classico errore di budgeting è quello di ignorare l’inserimento della riga “imprevisti” nel tuo budget. Per quanto può essere a posto la tua pianificazione economica, le spese impreviste si faranno sicuramente vedere e devi essere preparato ad affrontarle.

Come evitare l’errore

Prima di tutto, costruisci un budget realistico dopo di aver chiesto delle stime di costi da tutti i tuoi potenziali fornitori. Considera anche gli elementi apparentemente più insignificanti del tuo evento (come il trasporto del team, o la cancelleria), perché questo tipo di spese si accumula in fretta. Metti in atto un piano concreto e tangibile su come finanzierai il tuo evento, e non iniziare a pianificarlo solamente su promesse e speranze. Se il tuo evento è finanziato completamente o parzialmente dalla vendita di biglietti, apri la vendita il prima possibile, per generare cash flow. Usa un modello di budget per eventi (come questo che abbiamo creato per te, e che puoi scaricare gratis) per assicurarti che nessun dettaglio ti sia sfuggito.

9. Trascurare la promozione

Pubblicare il tuo evento e pensare che i biglietti si venderanno da soli oppure solamente con il passaparola è pura e semplice ingenuità. L’offerta quando si tratta di qualsiasi tipo di eventi disponibili in qualsiasi momento oggigiorno è talmente vasta, che il tuo evento non verrà notato se non lo promuovi correttamente al tuo pubblico di riferimento. Ed un budget limitato non è un motivo valido per trascurare la promozione.

Come evitare l’errore

Quando elabori il budget dell’evento, assicurati che alloccherai un importo sufficiente e realistico al marketing e alla promozione. Opta per gli strumenti di web marketing al posto di quelli del marketing tradizionale, offline, che tendono ad essere meno efficienti in termini di costi. Definisci il tuo pubblico di riferimento nel modo più preciso possibile, e promuovi l’evento solo a quel pubblico. Imposta delle campagne ben mirate sui social dove il tuo pubblico passa il suo tempo. Costruisci una mailing list solida prima ancora di iniziare la promozione del tuo evento.

Assicurati che anche i relatori ed i partner promuovono l’evento. Inoltre, non dimenticare di promuovere l’evento sul sito della tua azienda. Se il tuo evento è stato creato su Metooo, puoi fare l’embed (l’inserimento) del biglietto sul tuo sito o su qualsiasi altro sito.

E se vuoi essere certo di non esserti perso nessun tipo di attività promozionale che puoi svolgere per il tuo evento, usa la nostra Event Marketing Checklist, la puoi scaricare gratuitamente!

10. Non svolgere le azioni post-evento

Il fatto che il tuo evento si è appena concluso non vuol dire che il tuo lavoro è finito. Non svolgere le azioni post-evento può causare una serie di conseguenze negative. Ti perderai delle opportunità preziose di promuovere le edizioni future e di sapere come gli invitati hanno apprezzato l’evento. Ti perderai anche l’opportunità di ottenere sponsorizzazioni per eventi futuri perché i tuoi sponsor attuali saranno delusi dalla tua mancata comunicazione. Inoltre, i tuoi fornitori non sapranno mai cosa possono fare per offrire un servizio migliore.

Come evitare l’errore

Ci sono vari tipi di azioni che puoi svolgere dopo l’evento, e non c’è nessun motivo per non svolgerle tutte:

  • siccome molto probabilmente hai raccolto dei dati dai tuoi invitati (su Metooo lo puoi fare nella fase di vendita di biglietti, utilizzando la funzione questionnari ) puoi usare questi dati per contattarli e fare un sondaggio di soddisfazione dopo l’evento
  • fai una rassegna stampa contenendo tutti gli articoli e materiali pubblicati dalla stampa dopo l’evento
  • manda dei report dettagliati agli sponsor, riguardando il numero ed il comportamento dei partecipanti all’evento, delle prove sulla visibilità dei loro brand, e materiali foto e video dell’evento, che possono usare per la loro promozione
  • incoraggia gli invitati a pubblicare la loro esperienza all’evento in ogni forma: foto, video, post sui social e sul sito web del tuo evento (su Metooo gli invitati possono pubblicare dei post sul wall pubblico del sito dell’evento, tramite la funzione Storytelling)
  • dai del feedback ai fornitori sulla qualità dei loro servizi e su cosa può essere migliorato in futuro
  • dai del feedback al tuo team e manda un report di valutazione completo agli stakeholder principali dell’evento (il reparto che ha richiesto l’evento, o il tuo capo, o il cliente). Per assicurarti di aver coperto tutti i dettagli, usa il nostro template di valutazione per eventi. Puoi scaricarlo gratuitamente e compilarlo con le informazioni sul tuo evento.

Questo è stat il nostro top 10 degli errori da non fare quando organizzi un evento. Se stai appena iniziando nell’industria degli eventi, tieni questo articolo come riferimento su cosa può essere facilmente evitato per organizzare degli eventi di successo. E anche se hai già esperienza nel settore, tienilo come promemoria perché è meglio prevenire che riparare!

Usa Metooo per i tuoi eventi e lavora da professionista

Provalo Gratis