Promuovere un evento online: guida completa

Il marketing per gli eventi è un campo estremamente vasto e non è limitato solo alla promozione dell’evento. Inizia nella fase concettuale, con l’elaborazione del contenuto dell’evento stesso (il prodotto), i prezzi, la distribuzione, ed in fine arriva alla promozione. Questo articolo si concentra non sul marketing per gli eventi nel suo complesso, ma specificamente sulla promozione degli eventi. E, per andare ancor di più nel dettaglio, parleremo di come promuovere un evento online. Se hai un evento in programma e sei sopraffatto dalle possibilità e dalle cose da fare per promuovere online il tuo evento, leggi in seguito la guida che abbiamo elaborato ed inizia oggi stesso a mettere in pratica i nostri consigli.

Partiamo dall’inizio: il sito web dell’evento

Il sito web dell’evento sarà al centro di tutti i tuoi sforzi promozionali online. Usa una piattaforma online di gestione eventi per poter non solo presentare al meglio il tuo evento ma anche vendere biglietti e fornire ai partecipanti tutte le informazioni necessarie in un unico posto. Se usi Metooo come piattaforma di gestione, oltre ad un sito web dell’evento, bellissimo e personalizzabile, e al sistema di ticketing, ricevi degli strumenti preziosi per il tuo processo organizzativo. La fatturazione dei biglietti, la possibilità di raccogliere dei dati sui partecipanti, e la gestione del check-in degli ospiti all’ingresso, sono solo alcuni esempi.

Massimizza l’efficacia del sito web del tuo evento includendo delle informazioni complete:

  • data (date), ora d’inizio/fine, programma completo
  • la location e come arrivarci, preferibilmente includendo una mappa e le varie opzioni per il trasporto, così come anche le opzioni per il parcheggio
  • il menù, se l’evento include del catering
  • tema, dress code, se è il caso
  • gli artisti, i formatori, i relatori
  • sponsor, media partner
  • un modo per contattare l’organizzatore in caso di domande
  • una galleria foto/video della precedente edizione, o, se questa è la prima edizione, foto e video presentando la location, performance degli artisti, i formatori ed i relatori al lavoro o parlando dell’evento

La forza dell’email marketing

Con l’avvento e la crescente complessità degli strumenti di social media marketing, c’è la tentazione di pensare che l’email marketing è obsoleto però la verità è che è esattamente l’opposto: è più forte che mai. Ecco solo alcuni motivi:

  • attualmente ci sono oltre 2.6 miliardi di utenti di email nel mondo
  • la maggior parte degli utenti Internet verifica l’email di prima mattina, appena svegli, piuttosto che i social
  • la rata di click media delle email promozionali è di 3.57% (mentre la rata di click di una pubblicità su Facebook è di 0.07%)
  • per l’email marketing nell’industria degli eventi in particolare, una statistica di MailChimp attualizzata nel 2018 afferma che la rata di apertura delle email è di 20.41%, la rata di click è di 2.19%, e solo 0.28% degli utenti si disiscrivono dopo di aver ricevuto un’email relativa ad un evento

Crea e sviluppa una mailing list

Quindi ora l’email marketing sembra lo strumento ideale, giusto? Invece, c’è un “ma”: devi prima costruire una mailing list di utenti interessati che accettano di ricevere delle comunicazioni sull’evento. Devi iniziare questo processo molto prima dell’inizio della vendita vera e propria dell’evento. E nel 2018, gli utenti non danno più i loro indirizzi email così facilmente. Un modo per fare ciò è di offrire dei contenuti di valore, gratuiti, tramite il tuo sito, a quelli che si iscrivono alla tua newsletter. Questa tattica funziona soprattutto per gli eventi professionali (conferenze, seminari, workshop, corsi). Un altro modo è di preannunciare l’evento e di chiedere alle persone di iscriversi alla newsletter per essere i primi a sapere quando i biglietti saranno disponibili.

Altri modi di creare e di far crescere una mailing list: dare alle persone l’opzione di iscriversi in fase di acquisto di un prodotto o proporre l’iscrizione alla newsletter dopo un tot di tempo passato sul tuo sito aziendale.

Le regole d’oro dell’email marketing per eventi

Non mandare assolutamente delle email alle persone che non hanno espresso il loro consenso per riceverle. Altrimenti, non solo c’è un’alta probabilità che le email finiscono non aperte o nello spam, ma è possibile che nel tuo paese sia anche illegale.

Non devi per forza mandare subito l’invito all’evento. Crea l’entusiasmo e l’anticipazione mandando prima un’email in cui semplicemente annunci l’evento. In questa prima email menziona la data, l’attrazione principale dell’evento (artista, relatore, tema) e menziona quando i biglietti saranno disponibili. Poi, quando arriva il momento, manda l’invito vero e proprio. Inoltre, manda una o due email di follow-up a quelli che non hanno acquistato i biglietti al primo giro.

Costruisci con cura tutti gli elementi dell’invito che mandi via email. L’oggetto dell’email deve essere non troppo lungo, deve incuriosire l’utente, e menzionare il principale beneficio che l’utente può trarre dal fatto di partecipare all’evento. Il corpo dell’email deve contenere tutte le informazioni essenziali sull’evento e un pulsante call to action che manda direttamente alla pagina d’acquisto dei biglietti. Se usi Metooo come piattaforma eventi, tutti questi aspetti sono già curati per te, con un bellissimo invito email che può essere mandato in automatico a tutta la tua lista contatti tramite l’importazione delle liste da MailChimp e Gmail. Puoi mandare fino a 2500 email al mese e puoi chiedere l’accesso ad ancora più email se ne hai bisogno.

Blogging e SEO per eventi

Il blogging e la SEO sono altri esempi di strumenti promozionali che devi iniziare ad usare prima ancora di avere tutti i dettagli dell’evento. L’ottimizzazione di un sito per i motori di ricerca da dei risultati non immediati ma nel tempo (calcola almeno qualche mese). Per primo, ti devi assicurare che il sito aziendale ha tutte le carte in regola per l’ottimizzazione. Questo significa: ha una struttura logica, facile da navigare, un’ottima velocità di caricamento delle pagine, è ricco di contenuti di valore, ed è autorevole nel suo settore (cioè, ci sono i link su altri siti autorevoli che portano al tuo sito).

Speriamo che hai già un blog aziendale. Se sì, programma una serie di post con degli aggiornamenti sull’evento. Ma se non hai un blog? Se l’evento è collegato all’azienda, ora che stai organizzando un evento e vuoi che le persone paghino per prenderne parte, è una buona occasione per avviare un blog. Se l’evento è di per sé un brand, e non è collegato necessariamente all’idea di un’azienda in particolar modo, dovresti avviare un blog indipendente, solo sull’eveto. In tutti i casi, c’è molto da scrivere su un blog quando si tratta di eventi:

  • aggiornamenti sul programma
  • presentazioni degli artisti/relatori
  • post del tipo dietro le quinte, sui passaggi dell’organizzazione
  • post su degli argomenti collegati ai bisogni ai quali risponde l’evento (educazionali, informazionali, di divertimento)
  • testimonial dei partecipanti alle edizioni precedenti (invitati, relatori, artisti, sponsor ecc.)

L’altro lato del blogging per gli eventi è di fare in modo che i blogger del settore di riferimento scrivino sul tuo evento. Appena hai almeno le informazioni fondamentali sull’evento, prepara un pitch e mandalo solamente a quei blogger del quale pubblico sarebbe direttamente interessato in quello che il tuo evento offre. A meno che il tuo evento non si qualifichi come breaking news, preparati per dover pagare almeno alcuni di questi post.

Social media marketing per eventi

Lo sappiamo, non vedevi l’ora di arrivare a questa parte, siccome probabilmente i social sono la prima cosa che ti viene in mente quano pensi di promuovere un evento online. Però pensiamo che il social media marketing funziona solamente se gli aspetti precedenti sono stati attentamente curati. Ecco i principali elementi di social media marketing per eventi che devi tenere in mente.

Impostare gli account social

Inizia a pensare quale piattaforma social è migliore per promuovere il tuo evento. Non tutte le piattaforme sono adatte a tutti gli eventi, e devi dosare con cura i tuoi sforzi. Sarà fisicamente imposibile promuovere l’evento continuamente, costantemente, e con la stessa intensità su tutte le piattaforme. Instagram e Pinterest sono più adatti per gli eventi con un lato visuale e creativo molto pronunciato. LinkedIn e Facebook sono i più adatti per gli eventi professionali e B2B. Infatti, una menzione speciale su Facebook: i suoi strumenti precisissimi di targeting delle pubblicità lo rendono perfetto per qualsiasi tipo di evento. In altre parole, non ti puoi permettere che il tuo evento non esista su Facebook. Twitter può essere adatto a una larga gamma di eventi specialmente per comunicare sconti-lampo sui biglietti, oppure per impostare delle sessioni Q&A.

Una buona prassi è di impostare una presenza del tuo evento su più piattaforme ma solo quelle rilevanti per il tipo di evento, e usare ogni piattaforma per scopi diversi e con messaggi diversi. La piattaforma su cui ti baserai di più sarà quella che risponde alla domanda: “Dove passa di più il suo tempo il partecipante ideale al mio evento?”

Puoi anche decidere di non creare degli account apposta, separati, per il tuo evento, ma di promuoverlo tramite gli account della tua azienda/il tuo brand. Questo ha senso se hai già una fanbase leale e attiva e se intorno all’evento stesso non si può costruire una quantità sufficiente di contenuti da giustificare l’esistenza di account indipendenti.

Promuovere un evento online: i contenuti

Per primo, una nota generale: il tipo di contenuti che pubblichi deve essere adattato a ciascuna piattaforma. Inoltre, ogni contenuto deve rispondere a uno di questi bisogni: di informazioni, educazionale, o divertimento. Nessuno, nemmeno i tuoi fan più leali, vuole vedere dei post che sembrino delle pubblicità.

I contenuti video sono indispensabili

Indifferentemente dal tipo di evento che stai organizzando, assicurati di aver incluso anche dei contenuti video nel tuo piano promozionale sui social. Il video marketing sarà d’importanza fondamentale nel 2019, siccome i contenuti video:

  • hanno il reach organico più alto su tutte le piattaforme (e una probabilità più alta di essere condivisi dagli utenti!)
  • raggiungono dei tassi di conversione più alti di quelli di altri tipi di contenuti
  • rendono più fiduciosi i consumatori nelle caratteristiche di un prodotto quando devono prendere delle decisioni di acquisto online
  • rendono al meglio gli eventi, che sono delle entità in movimento. Gli eventi sono interazioni, gli eventi non sono statici ma delle cose che si svolgono, e qualsiasi entità che si svolge è rappresentata al meglio tramite il video.

Come puoi utilizzare i video nella strategia social del tuo evento:

  • dimostrazioni di performance degli artisti che si esibiranno all’evento
  • mini video didattici o mini video corsi e consigli relativi all’argomento dell’evento, da parte dei relatori o dei formatori
  • interviste e testimonial da parte dei partecipanti alle edizioni passate dell’evento
  • un video trailer dell’evento nel suo insieme
  • un video tour della location
  • live streaming su molteplici piattaforme social durante l’evento
  • video dell’attuale edizione dell’eveto per promuovere la prossima edizione

Adatta il tipo di contenuto video alla piattaforma. Per esempio, su Facebook, un video in live streaming può durare al massimo 4 ore, mentre su Instagram, un live streaming può durare solo 1 ora. Inoltre, su Instagram, un video post (non live) ha una durata massima di 1 minuto, mentre un video in Insta Stories può durare al massimo 15 secondi. E ultimo, ma non meno importante, un video caricato direttamente su Facebook avrà un reach organico molto superiore ad un post che riporta su Facebook un link di un video da YouTube.

Le campagne pubblicitarie sui social

Ovviamente, i social offrono l’opzione più precisa quando si tratta di stabilire il target delle tue campagne di annunci, e dovresti approfittarti di questo. Inizia creando vari profili per i tuoi invitati ideali, incorporando delle informazioni demografiche, geografiche, e di natura sociale. Poi pensa agli interessi che queste persone potrebbero avere (hobby, argomenti, pubblicazioni) e aggiungi pure questi al profilo.

Una nota importante: abbiamo visto prima che il tasso di conversione delle campagne sui social è piuttosto basso. Proprio per questo, le tue campagne dovrebbero avere come obiettivo principale creare notorietà per il tuo evento e generare lealtà da parte degli utenti per il tuo brand, e delle iscrizoni alla tua newsletter. Non essere deluso se le tue campagne social non portano direttamente ad un numero elevato di vendite di biglietti.

Usa gli hashtag

Creare un hashtag per il tuo evento è molto importante. Pensa a qualcosa di riconoscibile e facile da ricordare, comunicalo in tutti i materiali promozionali (anche in quelli offline). Incentiva gli invitati a usare l’hashtag ufficiale dell’evento ogni volta che pubblicano dei contenuti sui social durante e dopo l’evento. In questo modo potrai identificare e raccogliere tutti i contenuti che si riferiscono al tuo evento e utilizzarli per promuovere le edizioni future. Sempre questi contenuti li potrai includere nei report che presenterai agli sponsor e ai partner.

Fai squadra con gli influencer

Sembra già scontato, ma l’influencer marketing non cesserà di essere importante per gli eventi nel 2019. Avere un (o degli) influencer ad un evento adesso è importante nello stesso modo in cui lo era, anni fa, avere all’evento l’editor di una grade rivista. Però, man mano che l’industria si evolve, a meno che non hai un budget astronomico, non ti potrai permettere di avere all’evento gli influencer più gettonati, così come, 10 anni fa, senza un budget astronomico, non ti potevi permettere una campagna pubblicitaria in TV.

Per questo, quando cerchi e selezioni degli influencer da invitare e a cui chiedere di pubblicare dei post sul tuo evento sui social, la tua attenzione si dovrebbe concentrare su degli influencer con un seguito medio, e sui micro-influencer. Avere degli instagrammer o degli youtuber con solo qualche migliaia o decina di migliaia di follower/abbonati può risultare una tattica molto efficace. La condizione però è che il loro pubblico deve essere il più simile possibile al tuo invitato ideale. Quando cerchi degli influencers, concentrati sul guardare non tanto il numero di follower, ma il tasso di coinvolgimento: quanto interagiscono questi followers tramite like e commenti? Quanto sono coinvolti gli influencer stessi nelle conversazioni generate dai loro post?

Rendi più facile per gli influencers il lavoro di divulgazione del tuo evento sulle loro piattaforme social prima che l’evento accada, fornendo delle informazioni complete e dei suggerimenti di post. Inoltre, offri dei bliglietti scontati per i loro followers tramite un codice sconto (su Metooo puoi facilmente generare dei codici sconto come parte della tua politica di ticketing). Puoi anche offrire dei biglietti gratuiti con i quali gli influencer possono organizzare delle giveaway, il che creerà ancora più entusiasmo intorno all’evento e contribuirà a diffonderlo.

Per concludere

C’è tanto di più da dire su ogni aspetto della promozione online del tuo evento. Stiamo lavorando a degli articoli dettagliati su ognuno degli strumenti che abbiamo presentato qua. Però, già se inizi a seguire queste linee guida, sei sulla strada giusta per costruire la tua strategia promozionale online in modo coerente ed efficace. Speriamo che questo articolo ti ha ispirato a fare i primi passi verso un evento sold out!

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