Organizzare un evento virtuale in 7 passaggi

Il concetto di evento virtuale già non è più nuovo. Però date le ultime evoluzioni tecnologiche, organizzare un evento virtuale nel 2019 è ad anni luce da quello che significava, diciamo, nel 2012. Se stai leggendo questo articolo, stai probabilmente considerando di organizzare un tale evento e vuoi sapere come farlo al meglio. Quindi continua a leggere e scopri i nostri consigli per organizzare un evento virtuale che abbia successo.

Quali eventi funzionano al meglio come eventi virtuali

In teoria, qualsiasi tipo di evento può accadere in formato virtuale. Semplicemente con una connessione ad internet e un computer o un dispositivo mobile chiunque si può connettere ad un URL e partecipare all’evento metre esso viene trasmesso in diretta. Inoltre, con l’aiuto di un dispositivo per la realtà virtuale, esperienza sarà ancora più immersiva. Alcuni eventi virtuali (pensiamo ai webinar come versione virtuale/online dei seminari) non devono nemmeno essere in diretta, e prenderne parte può significare semplicemente avere la possibilità di riprodurre un video pre-registrato reso disponibile tramite un URL al quale si può accedere dopo di aver pagato il biglietto.

Tuttavia, alcuni tipi di eventi sono più adatti di altri all’essere organizzati come eventi virtuali. Le conferenze, i seminari, gli workshop, i corsi di formazione, le presentazioni, le tavole rotonde, sono i primi che ci vengono in mente. Dall’altro lato, ad altri tipi di eventi come per esempio i concerti, che normalmente funzionano al meglio in una forma “dal vivo”, si può aggiungere una componente virtuale. In questo scenario, accedendo ad un link reso disponibile dopo l’acquisto del biglietto, i partecipanti a distanza possono vivere il concerto da punti di vista unici, come se fossero presenti davanti al palco.

Per motivi di coerenza del discorso però, nei prossimi paragrafi parleremo dell’organizzazione di un evento che è interamente virtuale.

Organizzare un evento virtuale – qual è la tempistica migliore?

Siccome gli invitati non devono spostarsi fisicamente per essere presenti al tuo eventi, c’è più flessibilità per quanto riguarda la(le) data(e) e l’orario (gli orari). Tuttavia, dopo di aver stabilito l’obiettivo ed il pubblico target dell’evento, fai la dovuta ricerca sulle abitudini del tuo pubblico. Per esempio, un evento (anche virtuale) professionale, scientifico, di business o educazionale avrebbe meno possibilità di fare incassi sufficienti, se si svolge quando tutti sono in vacanza.

Per quanto riguarda gli orari, si applicano le stesse regole come per gli eventi ai quali gli invitati partecipano di persona. Qualsiasi evento che ha a che fare con lo sviluppo professionale o con gli affare può svolgere durante il giorno, nei giorni infrasettimanali. Qalsiasi evento che ha a che fare con l’intrattenimento o con gli hobby ha più possibilità di successo se è programmato per il tardo pomeriggio oppure per il weekend, quando i potenziali partecipanti non devono essere al lavoro. Se il tuo evento ambisce ad un pubblico internazionale, considera i vari fusi orari nei paesi o nelle regioni dove si trova il tuo target e assicurati che gli orari che hai scelto rendono l’evento accessibile anche da questi posti.

Quando dovresti iniziare ad organizzare? La logistica dell’evento virtuale è semplificata rispetto a quella dello stesso evento in versione “di persona”. Quindi potremmo essere tentati a pensare che ci vuole meno ad organizzarlo. Nel caso di un evento virtuale, l’aspetto più sensibile al tempo diventa il fatto di prenotare ed ingaggiare i relatori. Un altro aspetto che richiede tempo è la promozione dell’evento. Comunque, se aspiri ad avere delle personalità molto richieste nel loro campo come speakers, inizia a contattarli almeno un anno prima. Per il resto, 6 mesi dovrebbero essere un tempo sufficiente per promuovere l’evento virtuale dal momento in cui i relatori sono confermati.

Le migliori location per eventi virtuali

Scegliere una location per un evento interamente virtuale può sembrare di non necessitare così tanti sforzi. Questo perché non ti confronti con tutte le necesità di spazio che un evento con la partecipazione di persona degli invitati implica. Tuttavia, nonostante potresti essere tentato di organizzare una conferenza virtuale nel tuo ufficio, non farlo. Hai comunque bisogno di una location idonea. Uno spazio pieno zeppo di cose, in un ufficio, non ti aiuterà a creare un’atmosfera professionale per il tuo evento, e tutto sembrerà improvvisato. Una sala conferenze è un’idea migliore, e, se il tuo evento coinvolge un panel di relatori allargato, considera una location che può includere addirittura un palco. Tieni conto anche del fatto che la telecamera farà zoom in e out, quindi uno sfondo ben pensato, armonioso, è praticamente d’obbligo.

Scegliere la piattaforma per il tuo evento virtuale 

Ci sono varie piattaforme che puoi utilizzare per ospitare e trasmettere il tuo evento virtuale. La scelta della piattaforma dipenderà dalla complessità dell’evento, dal livello di interazione che si deve stabilire con i partecipanti, e dal budget dell’evento. Vediamo in seguito alcune soluzioni, dalle più semplici alle più complesse.

Facebook Live

Facebook Live ci sembra la soluzione più semplice se quello che cerchi è la trasmissione in diretta online. Praticamente i costi di installazione sono inesistenti, e la possibilità di pubblicare commenti durante lo streaming è tutto quello che serve per permettere ai partecipanti di interagire con gli speaker in tempo reale. Se il tuo evento è destinato alla partecipazione gratuita, puoi trasmetterlo live da un profilo di Facebook pubblico o da una pagina.

E se vuoi vendere dei biglietti e fare in modo che solo le persone che hanno pagato per l’evento ci partecipino? La soluzione è semplice. Crea un gruppo di Facebook, chiuso, e trasmetti l’evento in diretta all’interno del gruppo. Puoi invitare i partecipanti ad iscriversi al gruppo una volta acquistati i biglietti. Per gestire i pagamenti, puoi creare un sito web dell’evento su una piattaforma online di gestione eventi. Per esempio, se crei il sito web dell’evento su Metooo, hai l’opzione di impostarlo come evento virtuale e di fornire il link al gruppo chiuso, al posto di una location fisica. Tieni in mente però che nonostante tutti gli sforzi che potresti mettere nell’assicurarti che solo quelli che hanno pagato parteciperanno all’evento, ci sarà sempre qualcuno che riuscirà a girare intorno al sistema e lo vedrà gratis.

Per questo motivo, trasmettere il tuo evento virtuale tramite Facebook Live è una buona soluzione per gli eventi gratuiti, ed è da usare con cautela per gli eventi a pagamento.

Periscope

Godendo di un grande successo nel 2015 come la prima app che permetteva il live streaming, la popolarità di Periscope già nel 2018 era molto diminuita. L’ascesa del live streaming su piattaforme più affermate come Facebook e YouTube, la mancata comunicazione di Periscope con i suoi utenti, i problemi legati ai contenuti, e la mancanza di miglioramenti nel servizio, sono i motivi principali del suo declino. Tuttavia, Periscope esiste ancora, e per quanto riguarda il live streaming, fa il suo lavoro. Come nel caso di Facebook Live, l’interattività è assicurata dalla possibilità di pubblicare commenti in tempo reale durante lo streaming.

Se il tuo evento è stato pensato come evento gratuito, puoi impostare il live streaming come pubblico e approfittarti della possibilità di condividerlo su Twitter, per raggiungere un pubblico più ampio. Dall’altro lato, se vuoi vendere biglietti per il tuo evento virtuale su Periscope, devi impostare lo streaming come privato. In questo caso, per poter partecipare e per poter interagire durante l’evento, gli utenti non solo devono avere il link al profilo Periscope dell’ente organizzatrice, ma l’organizzatore ed i partecipanti si devono seguire reciprocamente sulla piattaforma.

Come nel caso di Facebook Live, su Periscope ci potrebbero essere delle persone che troveranno un modo di partecipare all’evento gratis anche se l’evento è a pagamento. Quindi sii consapevole di questo e cerca un’altra piattaforma se vuoi essere assolutamente sicuro che tutti pagheranno.

YouTube

YouTube è decisamente il nostro preferito se disponi di un budget limitato. La piattaforma offre tutto quello che potrebbe servirti per un evento virtuale decente. Oltre al semplice live streaming, YouTube ha sviluppato delle caratteristiche pensate apposta per gli eventi live veri e propri. Per menzionarne alcune:

  • puoi impostare l’evento come pubblico o privato
  • gli annunci pubblicitari possono essere inserite all’inizio o durante l’evento. Una modalità in più per monetizzare!
  • la durata dell’evento è illimitata
  • le statistiche e la qualità dello streaming possono essere monitorate dalla Live Dashboard o dalla Live Control Room
  • puoi creare eventi trasmessi da più telecamere contemporaneamente ed anche un live stream a 360 gradi
  • il live chat può essere utilizzato per interagire con il pubblico, e puoi assegnare dei moderatori per gestire le conversazioni

Inoltre, quello che ci piace di più è che puoi inserire il live stream video di YouTube nel sito del tuo evento su Metooo! In questo modo i tuoi partecipanti non devono andare a cliccare su tanti link e piattaforme per assistere all’evento, ed avrai tutto nello stesso posto.

Come nel caso di Facebook Live e Periscope, impostare il live stream su YouTube come privato non è una garanzia assoluta che le persone che non hanno pagato il ticket non avranno accesso all’evento. Quindi per concludere, YouTube è stupendo per un evento virtuale gratuito trasmesso in diretta, però se l’intero incasso dell’evento dipende esclusivamente dalla vendita di biglietti, dovrai cercare la piattaforma ideale altrove.

On24

On24 è stato creato apposta per i webinar. Questa è una piattaforma integrata, che fa molto più che il live streaming:

  • analizza il comportamento del tuo pubblico
  • include un pannello di controllo intuitivo che rende semplice la produzione dei webinar professionali
  • offre l’integrazione dei dati con le piattaforme CRM (Customer Relationship Management) e con le piattaforme di marketing automation
  • rende disponibili vari format: live, simu-live, e on-demand
  • include il video sharing, lo screen sharing, e la modalità multi-presentatore
  • le opzioni di tariffe per gli organizzatori sono personalizzabili in base alle caratteristiche necessarie

Livestream & Vimeo

Livestream era una piattaforma indipendente di trasmissioni in diretta di eventi ed è stata acquisita, alla fine del 2017, da Vimeo, il più importante competitor di YouTube per quanto riguarda la condivisione di contenuti video. Offrendo sia una piattaforma in cloud per i video live, sia delle potenti funzionalità di produzione video, Livestream è uno strumento complesso. Interessante però è il fatto che, anche se ora appartiene a Vimeo, i video trasmessi da Livestream possono essere trasmessi contemporaneamente anche su Facebook Live e su YouTube. Questo è perfetto se vuoi raggiungere il pubblico più grande possibile. Livestream può essere economico da usare ma può essere anche caro. Il piano base costa 70$ al mese, mentre il piano Enterprise ha delle tariffe personalizzate in base alle funzionalità che vuoi utilizzare e include anche le funzionalità di produzione video.

La buona notizia è che Livestream & Vimeo offrono un paywall, il che rende questa combinazione una delle piattaforme ideali per gli eventi virtuali a pagamento trasmessi in diretta. Il pagamento viene efettuato direttamente sulla piattaforma,  solo dopo il pagamento, il contenuto diventa disponibile a per quel determinato utente.

Una caratteristica interessante: quando l’evento si conclude, l’organizzatore può usare Vimeo per monetizzare il video sotto forma di noleggio, vendita o abbonamento. In questo modo puoi ottenere il massimo dai contenuti che sono stati condivisi durante l’evento e creare un flusso di ricavi che dura molto oltre la chiusura dell’evento.

6Connex

6Connex è una piattaforma web dedicata interamente agli eventi virtuali. Essa permette agli utenti di creare ambienti virtuali personalizzati per interagire meglio con il loro pubblico e generare anche vendite. Su questa piattaforma, gli eventi accadono all’interno di un ambiente online altamente interattivo, che include contenuti ricchi, location multiple, delle live chat rooms, e delle sessioni webcast. Offre anche dei report in tempo reale e delle statistiche, ed sono inoltre disponibili le API aperte per l’integrazione con gli strumenti di marketing. Gli ambienti virtuali su 6Connex possono essere popolati da un’ampia gamma di contenuti, come: documenti, presentazioni, video inseriti da altre piattaforme, video caricati direttamente, e link ad altre pagine web.

Oltre alla solita conferenza o al solito seminario, su 6Connex puoi organizzare degli eventi anche più complessi, come per esempio le fiere di settore virtuali o addirittura delle fiere del lavoro.

La realtà virtuale

Ovviamente, non possiamo parlare di eventi virtuali senza menzionare la realtà virtuale! Nel 2019, questa è una tecnologia che non se ne andrà da nessuna parte. Tuttavia, le piattaforme di realtà virtuale per eventi sono ancora in uno stato embrionale, con poche opzioni disponibili al pubblico al momento. Le più notabili che possiamo menzionare per ora sono:

  • la app Oculus Venues, che è stata sviluppata per ospitare eventi in diretta come gli eventi sportivi, gli show comici oppure i concerti, filmati in realtà virtuale
  • Facebook Spaces, uno spazio virtuale dove gli utenti possono interagire con un avatar digitale.

Come finanziare un evento virtuale

La vendita di biglietti

Ci sono due modalità principali per finanziare un evento virtuale e puoi usarne una o entrambe in varie combinazioni. Quella più evidente è di emettere un biglietto d’ingresso a pagamento che darà accesso al pubblico all’evento. In questo caso l’evento sarà impostato come privato, quindi il pubblico sarà limitato a quelle persone che hanno acquistato dei biglietti. C’è una buona notizia però. grazie ai costi operativi e logistici ridotti, puoi impostare un prezzo più basso per il biglietto d’accesso ad un evento virtuale, rispetto a quello che chiederesti per l’accesso allo stesso evento se fosse con partecipazione “di persona”. L’evento sarà quindi più accessibile, più persone si potranno permettere di parteciparne, e potresti anche avere un margine di profitto più ampio.

Le sponsorizzazioni

La sponsorizzazione è l’altro modo per finanziare (per intero oppure parzialmente) il tuo evento virtuale. Se lo spazio disponibile nella location lo permette, puoi offrire agli sponsor la possibilità di installare degli elementi di branding che appariranno nello sfondo dei materiali video. In più, puoi incorporare degli annunci pubblicitari degli sponsor tra le sessioni live. E, allo stesso modo di un inserimento di prodotto in un programma TV, puoi creare una parte dei contenuti live (presentazioni, discussioni) intorno ad un certo prodotto o brand che sponsorizza l’evento.

Inoltre, il nome stesso dell’evento può contenere il nome del brand dello sponsor principale. Questo vuol dire che il nome del brand dello sponsor avrà visibilità ogni volta che l’evento stesso viene comunicato su tutti i canali pubblicitari. Un’altra cosa che farai sarà menzionare gli sponsor sul sito web dell’evento. Per esempio, se crei il sito dell’evento su Metooo, puoi personalizzare la pagina per includere gli sponsor. E ultimo ma non meno importante, puoi menzionare gli sponsor nell’email di invito che manderai ai potenziali partecipanti e in tutte le comunicazioni via email che manderai ai partecipanti.

Come nel caso degli eventi con partecipazione di persona, anche per gli eventi virtuali vale il fatto che un evento con un pubblico più ampio ha più possibilità di ottenere sponsorizzazioni più sostanziose. Questo rende la sponsorizzazione la soluzione ideale per finanziare per intero un evento virtuale gratuito. In questo caso il tuo obiettivo sarà quello di massimizzare il più possibile il tuo pubblico. Considera di ospitare l’evento su una o, ancora meglio, su tutte le maggiori piattaforme contemporaneamente (Facebook Live, YouTube, Periscope, e puoi trasmettere dei frammenti anche su Instagram Live dove la lunghezza massima di un video in diretta è di 1 ora).

La logistica di un evento virtuale

Abbiamo appena visto che trovare una location idonea è più facile per un evento virtuale che per un evento con partecipazione di persona. Qual è la situazione però quando si tratta della logistica? Vediamo in seguito quali sono gli aspetti più importanti da tenere in mente:

  • l’attrezzatura audio/video e le luci. Nel caso di un evento virtuale, l’esperienza degli invitati dipende maggiormente dalla qualità dell’immagine e dell’audio. Siccome i partecipanti non sono presenti di persona, il modo in cui l’evento viene “vissuto” è in realtà il modo in cui si vede e si sente quello che succede alla location. Quindi, assicurati di ingaggiare attrezzatura di alta qualità per quanto riguarda il video, l’audio e l’illuminazione. La cosa migliore da fare è di lavorare con un’agenzia di produzione per eventi che ha esperienza con il live streaming. Se il tuo evento include dei relatori che si collegano da varie location, assicurati che ogni location gode di attrezatura audio/video di buona qualità.
  • connessione wi-fi. Questo non è un problema per gli eventi pre-registrati, però lo diventa quando gli eventi sono trasmessi in diretta. Controlla che la location abbia una connessione veloce e di buona qualità, oppure installane una. Non serve a niente avere video di altissima qualità se tutto quello che ariva ai tuoi partecipanti all’evento sono è una trasmissione a scatti o che continua a interrompersi, o delle immagini nebbiose o pixelate.
  • materiali di supporto. Molto probabilmente, i relatori avranno dei materiali di supporto come presentazioni, immagini, registrazioni di schermo o video da includere nei loro interventi. Assicurati di averli raccolti con largo anticipo e inseriscili nel programma.

Marketing per eventi virtuali

La maggior parte delle regole del marketing per eventi si applicano agli eventi virtuali così come agli eventi con partecipazione di persona. Quindi anche in questo caso dovrai stabilire gli obiettivi dell’evento e creare delle strategie di prodotto, prezzo, distribuzione e promozione. Il modo per farlo dipende maggiormente dal tipo di evento (conferenza, seminario, workshop, corso ecc.) e dal tipo di pubblico (professionisti, uomini d’affari, studenti, hobbisti ecc.). Per assicurarti che non ti è sfuggito nessun dettaglio nel tuo piano di marketing, puoi usare la nostra checklist di marketing per eventi, scaricabile gratuitamente e spiegata qua.

Come promuovere un evento virtuale

Le persone che sono più propense a partecipare ad un evento virtuale sono anche più propense a passare una maggiore quantità di tempo online. Quindi il web marketing dovrebbe essere quello su cui dovrai concentrare i tuoi sforzi. I social, i siti web ed i blog di nicchia saranno il focus della tua strategia promozionale. Tra i social, usa LinkedIn e Facebook per eventi professionali, di business ed educazionali, e concentrati su Instagram, Facebook e Pinterest per eventi che sono più centrati sull’intrattenimento o sui campi creativi.

Collabora con i tuoi relatori per promuovere l’evento virtuale. Se sono influenti nei loro settori, avranno probabilmente una piattaforma di followers propria, quindi è fondamentale che comunichino la partecipazione all’evento ai loro seguaci. Questo offrirà già una base solida di potenziali partecipanti che saranno interessati nell’evento.

Per quanto riguarda il genere più efficace di annunci pubblicitari per promuovere il tuo evento virtuale, gli annunci video che includono gli speaker in azione sono la scelta migliore. Lavora con loro per produrre degli annunci che darebbero ai potenziali partecipanti un assaggio del tipo di contenuto che sarà offerto all’evento. Questo include mini-corsi, presentazioni, tutorial, FAQ e demonstrazioni. Questi annunci possono essere anche frammenti di interventi dei tuoi speaker in un’edizione precedente dell’evento (se ce n’è stata una). Inoltre, durante l’evento, assicurati che tutte le sessioni sono registrate, così potrai usare i contenuti video per promuovere la prossima edizione.

Per concludere

Organizzare un evento virtuale può sembrare un salto nel buio. Si possono presentare alcune sfide di natura tecnologica. Però è proprio l’uso della tecnologia a rendere l’evento virtuale un’opzione flessibile, economica, e, se fatto bene, ti può dare accesso ad un pubblico che altrimenti non sarebbe raggiungibile per lo stesso evento nella versione con partecipazione di persona. Speriamo che le nostre linee guida ti hanno ispirato ad approcciare il tuo prossimo progetto di evento virtuale in un modo più rilassato e che trarrai il meglio da questa esperienza!

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