Organizzare un evento di successo nel 2019

2018 sta volgendo al termine, quindi, come organizzatori di eventi, è arrivato il momento di valutare la nostra attività durante quest’anno, e di chiederci cos’è andato alla grande e cosa può essere migliorato negli eventi che organizziamo. Naturalmente la domanda che ci poniamo è “Cosa ci vuole per organizzare un evento di successo nel 2019?” Quali sono gli elementi che daranno ai nostri eventi un vantaggio competitivo, e una maggiore possibilità di riempire tutti i posti ogni volta? Dando uno sguardo alle ultime tendenze dell’industria, e al modo in cui la società nel complesso sta cambiando, abbiamo elaborato una serie di linee guida per organizzare un evento di successo nel 2019, quindi continua a leggere e inizia a implementarle già dal tuo prossimo progetto.

Organizza eventi basati su tecnologie e dati

Gli eventi di cui risultati e performance erano basati sull’indovinare sono cosa del passato. Gli eventi sono basati sulle interazioni umane di persona. Però man mano che le loro dimensioni e la loro complessità stanno aumentando, aumenta anche la necessità di usare le tecnologie. Ecco quali saranno gli strumenti tecnologici che dovrai incorporare negli eventi che organizzerai nel 2019.

Le piattaforme online integrate di gestione eventi

Possiamo ormai affermare che le piattaforme online di gestione eventi saranno la norma nel 2019. Praticamente ogni tipo di evento, sia con ingresso gratuito che con biglietti a pagamento, che sia una conferenza, una gara o un concerto, può essere gestito su una piattaforma online integrata. Se scegli Metooo come piattaforma, per esempio, hai a disposizione una larga gamma di funzionalità. Puoi gestire diversi aspetti del tuo evento in un unico posto: dalla creazione di un sito web dell’evento, fino alla vendita di vari tipi di biglietti tramite transazioni sicure, fino alla fatturazione, lo storytelling e l’email marketing.

I chatbot

Aumenta l’efficaccia della comunicazione prima e durante l’evento usando dei chatbot che possono rispondere contemporaneamente a migliaia di domande. I chatbot avvanzati sono capaci di sostenere delle conversazioni personalizzate basate sui bisogni specifici dei vari tipi di partecipanti al tuo evento: invitati, sponsor, relatori. Questo non solo libererà il tuo staff per dei compiti più importanti, ma farà sentire agli invitati che possono avere a disposizione qualsiasi informazione sull’evento, con zero attesa. Le notifiche sui cambiamenti in programma, eventuali cancellazioni di interventi di certi speaker, o cambiamenti di sale, sono un’altra applicazione dei chatbot in un evento. Inoltre, puoi utilizzare i chatbot anche per raccogliere il feedback dei partecipanti mandando delle domande tipo survey. Sempre i chatbot elaboreranno anche il report sulle informazioni raccolte.

Smart mats e braccialetti RFID

Entrambe queste tecnologie migliorano in modo significativo la raccolta dati sul traffico di persone all’evento. Esse danno un’immagine sul flusso e sul coinvolgimento degli invitati in certe aree dell’evento. Questo tipo di informazioni è di grande valore per gli sponsor e misura qualsiasi cosa dagli ingressi/uscite e le mappe di calore, fino alle interazioni, al tasso di rotazione, e ai tempi di attesa.

Realtà virtuale e realtà aumentata

La realtà virtuale e la realtà aumentata sono entrati come trend nel mondo degli eventi nel 2017, e diventeranno quasi la norma nel 2019. La differenza tra realtà virtuale e realtà aumentata è che il contenuto della prima è completamente “fabbricato” (materiale video oppure graffica generata da computer, come in un videogioco), mentre nella realtà aumentata, gli elementi virtuali sono mischiati agli elementi di vita reale. Un evempio di realtà virtuale è una passeggiata virtuale oppure un viaggio alla guida in un paesaggio mozzafiato. Un esempio di realtà aumentata è la proiezione di un’ologramma sul palco di un concerto.

La realtà virtuale ti può portare un passo avanti alla concorrenza, in almeno due modi:

  • se la usi per trasmettere l’evento su larga scala – in questo modo più persone potranno partecipare all’evento senza esserci fisicamente alla location
  • nelle attivazioni degli sponsor – si possono offrire ai partecipanti delle esperienze collegate al brand (l’esempio di un test drive di un’auto è il primo che viene in mente, ma le possibilità sono infinite)

Una politica di ticketing intelligente

Un evento di successo nel 2019 sarà quello che massimizzerà i ricavi tramite delle politiche di ticketing intelligenti. Tali politiche si concentreranno più sul valore dell’esperienza offerta agli ospiti che sulla battaglia dei prezzi. Ecco alcuni consigli per una politica di ticketing intelligente:

  • lo stesso evento può offrire vari tipi di biglietti in base ai contenuti specifici e al tipo di attività che potrebbero interessare gli invitati (questa politica funziona soprattutto per gli eventi complessi, in cui ci sono vari tipi di attività. Per lo stesso evento si possono creare dei biglietti all-inclusive, oppure solo per gli workshop, solo per le serate, oppure un biglietto speciale per l’accesso dietro le quinte per incontrare gli artisti).
  • biglietti VIP (con un prezzo maggiore basato sui posti migliori)
  • sostituire gli sconti per l’acquisto di biglietti con molto anticipo (i biglietti “early bird”) con degli sconti flash che durano un giorno o poche ore

Usa la creatività quando scegli la location

Che si tratti di conferenze ed eventi business, di workshop, di eventi culturali o concerti, è chiaro che nel 2019 un evento di successo sarà quello che offre ai partecipanti un’esperienza immersiva. Indifferentemente dal tipo di evento, dovrai dalle alle persone la possibilità di meravigliarsi. Questo vuol dire che la caccia alle location non-convenzionali non finirà, e gli event planner dovranno spingere ancora più lontano la loro immaginazione. Leggi la nostra guida sulle location non-convenzionali per eventi e trova ispirazione e consigli su come affrontare le sfide che questo tipo di location presenta durante l’organizzazione di un evento.

Mantieni i costi sotto controllo

Abbiamo affermato sopra che l’uso delle tecnologie è fondamentale per un evento di successo nel 2019. Ti abbiamo anche suggerito di essere creativo nella scelata della location. E ci rendiamo conto che questi due aspetti aggiungono dei costi nel budget del tuo evento. Per mantenere i costi sotto controllo, cerca di essere il più efficace possibile in altri aspetti dell’evento. Per esempio, inizia l’organizzazione dell’evento con molto anticpipo, per ottenere i prezzi migliori sull’affitto delle location. Prenota i voli per i relatori il prima possibile, per ottenere un prezzo minore per i biglietti aerei. Riserva una serie di stanze in albergo, per risparmiare sui costi per l’alloggio. Organizza delle navette per il trasporto di gruppo dall’aeroporto/stazione fino alla location.

Consiglio extra: scegli una location in una città che già di per sé offre delle attrazioni e delle opzioni per l’intrattenimento, così i tuoi invitati avranno un motivo in più per partecipare all’evento, a costo zero per te come organizzatore.

L’equilibrio è la chiave

Ultimo ma non meno importante, ottimizza i costi di personale utilizzando al meglio le tecnologie. Usare i chatbot ha un costo, però questo vuol dire anche che avrai bisogno di meno persone nel tuo team da far girare per la location e rispondere alle domande dei partecipanti. In più, utilizzare una piattaforma di gestione eventi significa che potrai avere meno personale al check-in. Per esempio, se usi Metooo come piattaforma, puoi aumentare la velocità del check-in e minimizzare le file utilizzando la nostra app Event Plan per scanerizzare i QR code dei biglietti.

Per assicurarti che non ti è sfuggito nessun costo, usa un template di budget per eventi come quello che abbiamo creato e che puoi scaricare gratuitamente qua.

Questi sono stati i nostri consigli, e speriamo che ti saranno d’ispirazione. Per concludere, organizzare un evento di successo nel 2019 vuol dire assicurarti che il tuo evento funziona senza intoppi, ha quel fattore WOW per i partecipanti tramite l’uso della tecnologia e della location, soddisfa le aspettative degli sponsor tramite dei dati tangibili sui risultati, massimizza i ricavi e si mantiene nel budget assegnato.

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