Organizzare un congresso – come gestire l’accoglienza

Quando si tratta di organizzare un congresso, ci sono da considerare molti aspetti per assicurarsi che l’evento sarà un successo.

Però prima chiariamo un fatto che manda molti in confusione. Cos’è un congresso e cosa lo rende diverso da una conferenza? I due termini sono spesso usati in modo intercambiabile però in realtà si tratta di due tipi di eventi differenti.

Cos’è un congresso

Una definizione che vorremmo citare è quella data dalla International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO):

“Riunioni regolari su base rappresentazionale di qualche centinaio – o anche migliaio – di individue appartenendo allo stesso gruppo professionale, culturale, religioso o di altra natura, (…) spesso con lo scopo di discutere un tema in particolare. I contributi alla presentazione e alla discussione del tema provengono solo da membri del corpo organizzativo. Frequenza: di solito è stabilita in anticipo e può essere sia multiannuale che annuale. (…) Un congresso durerà diversi giorni e avrà varie sessioni simultanee.”

Congresso oppure conferenza? La differenza

Secondo la IAPCO, quello che fa la differenza tra un congresso e una conferenza è:

“A differenza di un congresso, una conferenza è normalmente più ridotta in scala e più selettiva in natura – caratteristiche che tendono a facilitare lo scambio di informazioni. Il termine (…) non porta alcuna connotazione particolare per quanto riguarda la frequenza.!

Diventa chiaro quindi che un congresso, date le sue dimensioni considerevoli e la struttura che comprende eventi di più piccole dimensioni (presentazioni, seminari) è un evento complesso.

Organizzare un congresso: l’importanza dell’accoglienza

Da organizzatore di eventi ben preparato, hai già pensato a tutto: la data e la location sono state scelte e prenotate con molti mesi di anticipo. Diversi speaker/professionisti sono stati ingaggiati per diffondere le loro conoscenze, e un noto speaker principale porterà quel valore aggiunto, notorietà e reputazione al tuo evento. Tutta l’attrezzatura audio-video è stata già offerta dalla location oppure noleggiata, così come anche l’illuminazione. C’è una rete wifi potentissima, il catering è sistemato, come anche i gadget e le cartelle stampa. L’evento è stato promosso intensamente e si annuncia affollato.

Tutti questi sforzi però potrebbero però essere rovinati da una caotica accoglienza degli ospiti. L’accoglienza è il primo punto di incontro tra questi ed il nostro evento, nella vita reale, al di là di tutte le pubblicità brillanti e dei nomi famosi nel programma. Se la registrazione non è ben organizzata, gli ospiti saranno arrabbiati prima ancora di entrare al congresso e sentiranno che non stanno ricevendo valore per il prezzo pagato per il biglietto, indifferentemente da quanto sono famosi gli speaker o da quanto è meraviglioso il catering.

L’accoglienza: come fare

Ecco alcuni consigli per un’accoglienza impeccabile:

  1. Risorse di base (umane e logistiche): più è grande la folla, più risorse ci vogliono. Considera un host/una hostess per ogni 100 ospiti, ed un tavolo lungo 2.5 metri per ogni 2 host/hostess.
  2. Connessione: WiFi con una buona copertura nell’area di accoglienza, una fonte di corrente nelle immediate vicinanze, degli smartphone, un laptop (anche se non intendete usarlo, ma sarà utile in caso di emergenza), ed in fine una stampante (nel caso ci fosse bisogno di stampare alcuni badge dell’ultimo momento).
  3. Disponibilità permanente: almeno una persona dovrebbe rimanere nell’area reception per tutta la durata dei lavori del congresso (seminari, presentazioni). Non si può mai sapere quando si affaccia un ritardatario in cerca di assistenza urgente!
  4. Un info-point: oltre ai tavoli destinati alla registrazione, l’ideale sarebbe di avere un tavolo separato solamente per le informazioni, con una persona dedicata e dei volantini / delle brochure contenendo il programma del congresso, magari anche delle cartine della location con i vari sotto-eventi marcati nei punti chiave. In questo modo eviterai il rallentamento del processo di registrazione a causa delle persone che hanno bisogno di sapere dov’è il bagno oppure quando si fa la prima pausa caffè oppure a quale piano è il primo seminario.

Per avere la marcia in più

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Ricordati, dal punto di vista dell’ospite, il processo di check-in è una parte importantissima del servizio clienti. Con Metooo come la tua piattaforma di organizzazione e gestione eventi, puoi essere sicuro che il tuo congresso acquisisce la reputazione che si merita. E questo succederà proprio dal primo momento in cui i tuoi ospiti mettono piede in location.

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