Modello di proposta per eventi – scarica gratis!

Sei un organizzatore di eventi professionista e stai cercando di convincere un nuovo potenziale cliente a ingaggiarti per i tuoi servizi? Lavori nel reparto marketing di un’azienda e devi convincere i fattori decisionali all’interno dell’azienda ad approvare un evento che vuoi organizzare? Se sì, allora una delle prime cose che devi fare è elaborare una proposta di evento. Il modo in cui questa proposta è elaborata e gli elementi che contiene sono le chiavi del successo nell’ottenere il cliente desiderato o l’approvazione in azienda per il tuo evento. Per assicurarti di aver incluso nella proposta tutti gli elementi importanti che convinceranno i fattori decisionali dell’importanza del tuo evento, abbiamo creato un modello di proposta per eventi che puoi scaricare gratuitamente qua.

Il modello è in formato Excel quindi lo puoi facilmente adattare alle particolarità del tuo evento aggiungendo/eliminando celle/fogli di lavoro.

Come utilizzare il modello di proposta per eventi

Le prime cose che devono essere facilmente reperibili da chiunque analizza la tua proposta sono:

  • i tuoi dati di contatto e/o i dati di contatto della tua azienda
  • il titolo, la data, la location proposta e l’importo totale richiesto per l’evento
  • una breve descrizione generale dell’evento
  • gli obiettivi dell’evento
  • una descrizione del pubblico al quale si rivolge l’evento oppure il profilo del partecipante-tipo: sesso, gruppo d’età, area geografica, occupazione, gusti e preferenze, abitudini di consumo mediatico
  • gli elementi principali dell’evento: relatori/artisti/attrazioni
  • una bozza del programma dell’evento
  • la squadra che organizza l’evento (nomi e ruoli)

Una proposta di evento di qualità mostra che hai fatto le dovute ricerche su tutti i costi che andrebbero affrontati. In base alla tipologia dell’evento, dovrai stimare i costi per: la location, il catering, l’intrattenimento, il personale, le decorazioni, l’amministrazione, il marketing, e l’onorario dell’agenzia eventi o dell’event planner. Non dimenticarti di allocare una parte del budget per le spese impreviste. Insieme ai costi, dovrai presentare anche una stima dei ricavi attesi (vendite di biglietti, sponsorizzazioni, ricavi da parte di espositori, e ricavi dalla vendita di merchandising).

Ultimo ma non meno importante, chiunque deve approvare la tua proposta di evento deve vedere che hai già stabilito le metriche in base alle quali il successo dell’evento sarà valutato. Qual è il numero atteso di ospiti? Qual’è il ritorno dell’investimento? Quale e quanta copertura media ti aspetti che l’evento abbia? Queste e altre ancora sono delle domande alle quali dovresti essere in grado di rispondere per mostrare la validità della tua proposta. Ricordati che il potenziale di un evento non sta solo nei suoi obiettivi ma anche nella misurabilità dei suoi risultati.

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