Location non-convenzionali per eventi

Oggigiorno, l’industria degli eventi sta arrivando a degli standard altissimi in ogni suo aspetto. Gli sviluppi tecnologici hanno reso spietata la concorrenza ed ogni event planner si trova in una permanente ricerca di quel “qualcosa” che trasformerà i suoi eventi in delle esperienze impressionanti, indimenticabili. Quindi non a caso la ricerca di location non-convenzionali per eventi on ha mai fine. Il ritmo con cui questo sta accadendo è talmente veloce che alcune location che non prima di due anni fa erano viste come “non-convenzionali” ci sembrano adesso “normalissime”.

Le location tradizionali per eventi, come gli alberghi, i centri congressi, i centri espositivi, e le sale da ballo, offrono ancora dei vantaggi incontestabili. Sono state pensate apposta per eventi, il che vuol dire che possono sostenere tutti gli aspetti di un evento. Una planimetria ben calcolata e le zone sapientemente piazzate (reception, sedute, palco, stand per espositori) facilitano il traffico degli invitati e dello staff. Gli spazi ben attrezzati per depositare effetti e per cucinare, i bagni, e le installazioni audio-video già presenti risparmiano parecchi mal di testa agli event planner. E una rete di fornitori fidati con i quali la location già lavora vuol dire che l’event planner deve passare meno tempo a cercare dei fornitori.

E pure, vuoi stupire e deliziare i tuoi invitati quando si registrano al tuo evento, e senti che tutto quello menzionato sopra non basta. Quindi abbiamo fatto una ricerca ed abbiamo messo insieme una serie di idee di location nonconvenzionali per eventi. Lasciati ispirare da questa lista per il tuo prossimo progetto. E leggi fino in fondo per sapere cosa devi tenere in considerazione la prossima volta che prenoti una location non-convenzionale per un evento.

Location non-convenzionali per eventi – possibilità infinite

Iniziamo la nostra lista con quelle location che fino a qualche anno fa erano viste come non-convenzionali ma, nel tempo, sono diventate dei posti pensati apposta per eventi e offrono molte delle funzionalità presenti anche nelle location tradizionali. Immaginiamo che tra non più di un paio d’anni, queste location diventeranno così comuni che smetteranno del tutto di essere considerate “non-convenzionali”.

  • depositi, loft, terrazzi (immagina: cocktail, feste, corsi di formazione, workshop)
  • teatri (per eventi che non sono spettacoli teatrali), cinema (per eventi che non sono proiezioni cinematografiche)
  • musei e gallerie d’arte (immagina: da cene di gala, cocktail parti, lanci di prodotti/brand, fino a seminari o conferenze)
  • bibliotecche, università (immagina: conferenze, congressi)
  • zoo, orto botanico (immagina: cocktail party, concerti, workshop di fotografia)
  • casali, ville, castelli, agriturismi, vitigni, granai (immagina: quasi qualsiasi tipo di evento, che non sia un concerto di 50.000 persone o una competizione sportiva)
  • navi da crociera (immagina: da seminari, corsi e workshop, a lanci di prodotto, cene di gala, eventi di beneficenza, fino a party esclusivi)

Passiamo alle location “di confine” con il vero non-convenzionale:

  • i locali notturni (utilizzati di giorno. immagina: workshop e seminari, lanci di prodotto, brunch di business)
  • gli hangar degli aerei (immagina: quasi qualsiasi tipo di evento)
  • i parcheggi: (immagina: concerti, fiere, mercati tematici)

Ed in fine, le più estreme:

  • i posti abbandonati: tunnel, stazioni ferroviarie o della metropolitana, fabbriche, vecchi casali (immagina: da mostre e concerti a workshop e feste a tema)
  • in natura: spiaggia, bosco, canyon, grotta (immagina: un concerto, un workshop di fotografia, un corso di formazione, una festa)

Far funzionare il non-convenzionale – le sfide

Quando si tratta di usare una location non-convenzionale per un evento, ci sono varie sfide che l’event planner deve affrontare per rendere la location idonea all’obiettivo. La maggior parte di queste location sono vuote di quasi tutto l’occorrente per ospitare delle persone nei loro pressi, quindi ecco una lista di aspetti ai quali si deve pensare prima di prenotare una tale location.

La logistica

In molti casi, nelle location non-convenzionali per eventi, tutta l’attrezzatura (luci, sistema audio, connessione internet) deve essere procurata separatamente e portata in location. A volte (per esempio, in un casale abbandonato) manca persino la corrente elettrica, e quindi devi aggiungere alla lista anche un generatore. La stessa cosa vale anche per l’acqua corrente, ed in alcuni casi dovrai procurare anche delle toilette portabili.

Anche il catering presenta delle sfide. Dovrai assicurarti che puoi isolare l’area per la preparazione e la conservazione del cibo, e questo può significare anche portarci delle cucine portabili.

Budget

Le location  non-convenzionali per eventi potrebbero spesso sembrare dei veri affari, perché l’affitto richiesto è più basso che nel caso di quelle tradizionali. Però tieni in mente che dovrai affrontare dei costi supplementari con ogni elemento che dovrai acquistare/noleggiare da fornitori esterni perché in location non è disponibile. Quindi il costo totale dell’evento potrebbe diventare più alto di quanto sarebbe stato se l’evento si fosse svolto in una location tradizionale. Fai, quindi, particolare attenzione al budget.

Permessi

Se la tua location non è stata inizialmente progettata per ospitare degli eventi, dovrai controllare se c’è la necessità di ottenere dei permessi per il consumo di alimenti, di alcol, per il rumore, e persino per il fatto di mettere insieme delle persone. Potresti avere in mente il concetto di evento più spettacolare, ma prima, assicurati che è legale.

Comunicare il tuo evento

Quando comunichi il tuo evento, metti in risalto l’unicità della location e rendila l’attore principale dei tuoi materiali visuali di marketing. Crea e gestisci il tuo evento su una piattaforma online e scegli un’immagine della location come immagine principale dell’evento. E se scegli Metooo come la tua piattaforma eventi, puoi essere sicuro che il sito web del tuo evento non è solo bellissimo ma anche completo di tutte le informazioni sulla location.

Accesso degli ospiti, parcheggio e check-in

A meno che il tuo evento non è per esempio un ritiro che si sviluppa su diversi giorni, è meglio se la location non è lontana da un centro cittadino. Assicurati di aver fornito agli ospiti delle indicazioni precise su come raggiungere il posto, o, ancora meglio, offri un servizio di navetta gratuita che li porterà direttamente alla location.

Per facilitare il check-in, installa una segnalettica per indirizzare gli invitati verso l’ingresso, se l’ingresso non è ben visibile da fuori. E per ridurre al minimo le file, usa una app (come la nostra Event Plan, se hai creato e gestito l’evento su Metooo) per scanerizzare velocemente il codice QR presente sul biglietto e dare subito il benvenuto agli ospiti.

Per concludere

I trend dell’industria degli eventi seguono sempre il nuovo, l’inusuale, l’unico, per cui la ricerca di location non-convenzionali per eventi non finirà. Gli event planners dovranno diventare sempre più creativi e offrire agli ospiti delle esperienze inaspettate, sorprendenti.

Non tutti gli eventi sono adatti a delle location non-convenzionali, però anche per l’evento più tradizionale puoi aggiungere un tocco di unicità. Se si tratta di un evento complesso, con una forte dimensione professionale, come un congresso o una fiera di settore, puoi sorprendere i tuoi ospiti organizzando gli eventi correlati (come le cocktail party o le sessioni di networking) in una location non-convenzionale.

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