Gli elementi essenziali per organizzare una sfilata di moda

foto: Dolce & Gabbana SS2015 Milan Fashion Week, via Wonderland Magazine

Ci possono essere diversi motivi perché tu stia pensando di organizzare una sfilata di moda. Magari sei un event manager ed hai appena firmato un contratto con uno stilista per produrre una sfilata durante la settimana della moda. Potresti essere lo stilista stesso e pensare di lanciare il tuo brand tramite una sfilata. Oppure, può darsi che sei un event planner che pensa di includere una sfilata in un evento più grande, magari di beneficenza.

Le sfilate potrebbero essere molto diverse tra loro a seconda del caso e del loro obiettivo. Esistono però alcuni elementi che contraddistinguono una sfilata da altri tipi di eventi. Dall’estravaganza lussuriante dello show di alta moda di uno stilista di fama mondiale, fino alla piccola sfilata parte di un evento di beneficenza, l’anatomia dello show è la stessa. Ecco dunque i passaggi da tenere in mente.

Quando si deve organizzare una sfilata di moda, la tempistica è tutto

Una sfilata è un evento in diretta che dura tra 10 e 20 minuti in tutto. Quindi tutti i dettagli devono essere coordinati con precisione a livello di secondi, altrimenti qualsiasi intoppo può compromettere l’intero show. Per questo, c’è bisogno di almeno una prova generale. In base alla sua grandezza (il numero di look che devono sfilare, ed il numero di invitati), la fase di organizzazione può durare da uno a sei mesi.

Per quanto riguarda il giorno e l’orario, le sfilate durante le settimane della moda possono accadere sia in mattinata che nel pomeriggio, in settimana o nel weekend. Se la sfilata che stai organizzando non è parte di una fashion week, devi tenere in mente quando sarebbe più comodo per gli invitati prenderne parte. Generalmente, il tardo pomeriggio è ideale, e considera il Sabato sera se la tua sfilata è parte di un altro evento come una gala di beneficenza.

Scegli il tema e la location

Una sfilata di moda è un evento con una forte componente visuale. Per questo è importante scegliere un tema e creare l’atmosfera che metterà al meglio in mostra lo stile della collezione che sfilerà. Il tema influirà anche sul tipo di location che andrai a scegliere, e anche sulle decorazioni, le luci, e la musica. Parlando di location: devi sceglierne una che non solo è adatta al tema, ma che offre anche abbastanza spazio per una passerella, per i posti a sedere, e per il dietro le quinte (backstage).

Quando si tratta della passerella, puoi incorporarla nel tema e renderla più dinamica e non-convenzionale, rinunciando magari alla classica linea dritta oppure anche far sfilare le modelle in una traiettoria più complessa tra gli invitati.

Non trascurare nemmeno l’aspetto del backstage, il backstage è un punto essenziale dove succede grande parte dell’azione, e meno spazio hai a disposizione per il backstage, più sarà difficile far uscire le modelle in passerella in un flusso continuo.

Metti insieme la squadra giusta

Non c’e spazio per l’improvvisazione quando si tratta di scegliere i membri della squadra, visto che i ruoli in una sfilata sono molto ben definiti. Essenzialmente, una sfilata ha bisogno di vari professionisti che ricoprino questi ruoli:

  • il project manager
  • il responsabile per il casting
  • le modelle
  • uno stylist, che metterà insieme gli outfit includendo gioielli, borse, scarpe
  • il (gli) hair stylist
  • il (i) make-up artist
  • il responsabile/tecnico per le luci
  • il responsabile/tecnico per la musica, e/o il DJ
  • il responsabile del backstage (che sarà quello che coordinerà i cambi di outfit e l’ingresso delle modelle in passerella)
  • il responsabile per il marketing/PR
  • fotografi e videomaker (essi potrebbero comunque essere presenti da parte della stampa, però assicurati di averne almeno uno interno per le immagini/i video ufficiali
  • il personale che riceverà gli ospiti

Quando hai un budget molto limitato, c’è la tentazione di assegnare questi ruoli a dei volontari o studenti, ma non possiamo sottolineare abbastanza quanto è importante avere, in ciascuna di queste aree, almeno una persona con esperienza nelle sfilate. Altrimenti, esiste il rischio che l’intero evento abbia un aspetto amatoriale.

Un punto importante è il fatto di avere abbastanza modelle da non dover far sfilare una modella con più di due cambi. Un coordinamento meno che perfetto nei cambi di outfit mette in pericolo l’intero flusso della sfilata. Immagina come sarebbe se lo show si fermasse e semplicemente ad un certo punto nessuna modella compaia in passerella, perché si stanno tutte cambiando e non c’è nessuno che possa chiudere così tante cerniere.

La questione economica

Le spese si accumulano in fretta ed una sfilata di moda può diventare un affare molto costoso. E nella maggior parte dei casi, quando lo show è parte delle attività di marketing dello stilista per la collezione, la vendita di biglietti e le sponsorizzazioni non sono una opzione. Quindi ti dovrai assicurare che ci sia un budget per coprire i costi, e attenerti ad esso. Usa un modello di budget per eventi (come questo che abbiamo creato e che puoi scaricare gratuitamente qua) e annota ogni singola spesa.

Se la sfilata è parte di un evento più grande come una gala di beneficenza, potresti vendere dei biglietti sotto forma di donazioni ad importo libero e coprire così una parte dei costi. Il modo più facile di fare ciò è di creare e gestire il tuo evento su una piattaforma di gestione eventi online, e di mettere in vendita i biglietti sulla piattaforma. Se scegli Metooo come piattaforma, puoi mettere in vendita dei biglietti tipo donazione a importo libero, e avere i fondi disponibile immediatamente.

Come promuovere una sfilata di moda

Per uno stilista, una sfilata di moda è uno strumento di marketing in sé. Ma funziona solo se gli ospiti giusti vengono a vederla. Quindi se la sfilata è stata organizzata per promuovere principalmente la collezione, gli invitati che vorrai che ci siano sono: la stampa (editor di riviste di moda), le/i blogger di moda, le influencer, le celebrities ed i buyer (che ordinerebbero poi la collezione per i negozi). Per raggiungere questo obiettivo, è importante avere nella squadra un professionista di marketing/PR con esperienza e con buoni contatti nell’editoria di moda e nell’industria della moda in generale, nella tua zona e oltre.

Se la sfilata è parte di un evento più ampio, e, come partecipanti, stai contando sul grande pubblico (specialmente se è un pubblico pagante), avrai un approccio di marketing diverso. In questo caso, decisamente dovrai creare una pagina web pubblica dell’evento. Poi andrai a promuoverla nei media mirando il pubblico della tua zona (social media, specialmente Instagram, ed i blog di moda). Anche in questo caso, dovresti (idealmente) comunque avere all’evento qualche representante della stampa, blogger o influencer.

Il giorno della sfilata – mettere tutto insieme

Ecco alcuni punti per farsì che tutto scorra alla perfezione:

  • prepara una scaletta della giornata e dai una copia a tutti i membri della squadra
  • convoca le modelle qualche ora prima dell’orario d’inizio, in modo da avere abbastanza tempo per una prova generale, trucco, parrucco, e per essere vestite
  • prepara delle schede con tutti gli outfit, che indichino quali outfit saranno indossati da quali modelle
  • prepara una lista d’ordine di comparsa di ogni outfit/modella e mettila in mostra ben in vista nel backstage
  • assicurati che c’è abbastanza personale all’ingresso per fare il check-in degli ospiti. Se hai usato una piattaforma per vendere biglietti/mandare inviti, puoi velocizzare il check-in e ridurre le file usando una app per scanerizzare i biglietti. E se la tua piattaforma è Metooo, puoi usare la nostra app Event Plan per fare questo
  • prevedi un po’ di tempo di riserva tra il momento in cui si apre l’accesso agli invitati e l’effettivo inizio della sfilata, per dar tempo anche ai ritardatari di arrivare. Gli editor di moda, le blogger, le celebrities, a volte arrivano in ritardo!
  • assicurati che in location funziona il wifi, così il tuo team e gli invitati potranno trasmettere live la sfilata sui social

Questi sono stati i nostri consigli per organizzare una sfilata di moda, speriamo che li troverai utili e che ti aiuteranno ad affrontare questo tipo di evento con più fiducia nella riuscita!

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