Event planning online: come scegliere la piattaforma

Quando si tratta di event planning, cavarsela con mille fogli e tabelle messe insieme in un raccoglitore è cosa del passato. La gestione degli eventi nel 2018 è una natura fortemente interattiva e tutte le parti coinvolte (organizzatori, partner, e gli invitati stessi) devono essere connessi in ogni momento. Esistono tante opzioni per l’event planning online. Ma quando la scelta è così vasta, come possiamo sapere che optiamo per quella che meglio risponde alle esigenze del nostro evento?

Le piattaforme per la gestione degli eventi a volte hanno così tante funzionalità che diventa una sfida scegliere quella che offre un equilibrio tra le funzioni essenziali ed il costo.  Esistono degli atributi fondamentali che pensiamo che dovresti cercare quando selezioni la tua piattaforma per l’event planning online. Eccoli elencati in seguito.

Gestione dei partecipanti

Gli invitati sono al centro di ogni evento e per quello iniziamo il nostro elenco proprio con loro. La piattaforma di event management che sceglierai deve avere un ottimo sistema di gestione invitati. E questo sia per le interazioni prima dell’evento, che per quelle in location. Qua menzioniamo funzioni essenziali come la gestione della lista invitati, le liste d’attesa, ed il check-in. Un check-in veloce è proprio quella cosa che rende positiva l’esperienza dei partecipanti all’evento dal primo momento in cui ci mettono piede, cioè, all’ingresso.

Biglietteria

La maggior parte degli organizzatori di eventi si approcciano alle piattaforme di event planning online perché hanno bisogno di un sistema di ticketing. Ciò rende il ticketing la funzione più utilizzata in questo tipo di piattaforme. Quando fai la tua scelta, assicurati che il sistema di ticketing è facile da utilizzare per gli invitati. Dovrebbe accettare le principali carte di credito, offrire transazioni sicure, e permetterti, come organizzatore, di impostare vari tipi di biglietti. La possibilità di creare dei codici sconto è un’altra funzione importante. In più, una piattaforma che ti permette di vendere non solo biglietti con prezzo fisso ma anche prodotti di merchandisin correlati all’evento, e raccogliere donazioni aperte, sarebbe una scelta vincente.

Integrazione social e multisito

La tua piattaforma di event management online dovrebbe essere interattiva con gli altri elementi della tua presenza online. Per ciò, la funzione di poter importare eventi da Facebook, per esempio, è una caratteristica importante. Lo è anche il fatto di poter includere il biglietto anche in altri siti (il tuo sito aziendale, oppure i siti dei partner).

Marketing

La maggior parte delle piattaforme include una pagina web dell’evento. La qualità di questa pagina dovrebbe stare al centro dei tuoi sforzi di web marketing. La pagina dovrebbe essere facilmente personalizzabile con gli elementi del tuo brand e dovrebbe contenere tutte le informazioni che gli ospiti ed i potenziali ospiti hanno bisogno di sapere sull’evento. Un sistema efficace di emailing è essenziale per creare delle campagne marketing per il tuo evento. Anche una funzione come la creazione di badge può diventare uno strumento di marketing, quando il badge si può personalizzare con logo e testi.

Statistiche e report

Essere in grado di misurare il successo del tuo evento dovrebbe essere tra le tue priorità, e una buona piattaforma di gestione eventi dovrebbe permetterti di farlo. Poter visualizzare le vendite di biglietti in tempo reale è una condizione ovvia. Importante è anche poter vedere il numero di volte che la pagina web del tuo evento è stata visualizzata, oppure il numero di email di invito aperte. Permettere ai partecipanti all’evento di pubblicare dei post sulla pagina evento è anche esso uno strumento di reportistica. Tu e le altre parti coinvolte, come per esempio gli sponsor, potrete vedere quello che è effettivamente successo durante l’evento, attraverso gli occhi degli ospiti.

Un’interfaccia mobile

In questi tempi, sia gli organizzatori di eventi che i partecipanti sono sempre in movimento. Quello dell’event planner di per sé è un lavoro dinamico sempre di corsa tra appuntamenti con fornitori e visite in location. E dall’altra parte, la maggior parte dei contenuti online sono “consumati” da uno smartphone, quindi una piattaforma full responsive per mobile è essenziale.

Costi e flessibilità

Scegli una piattaforma che include il set di funzionalità più completo possibile, ma senza diventare un carico eccessivo per il tuo budget. La maggior parte dei servizi prevede un pagamento a provvigione calcolata sul prezzo del biglietto. Quindi valuta varie opzioni e vedi quale offre le funzionalità che realmente ti servono, nel budget che hai a disposizione. Quando diciamo flessibilità, ci riferiamo al fatto che dovresti poter scegliere tra vari piani tariffari in base alle tue necessità per un determinato evento. E ultimo ma non meno importante, cerca una piattaforma che ti permette di accedere subito ai tuoi incassi dalla vendita di biglietti. In questo modo potrai utilizzare i fondi nel processo di organizzazione dell’evento, appena i primi ospiti hanno acquistato i loro biglietti.

Non potevamo concludere il nostro articolo prima di menzionare che, se scegli Metooo come la tua piattaforma online di gestione eventi, avrai a disposizione tutte le funzionalità sopra elencate, più altre ancora. Potrai, per esempio, emettere fatture per i biglietti venduti, oppure creare eventi privati che possono essere visti solo da chi decidi tu.

Alla fine, una cosa è certa. Nel 2018, il tuo evento deve essere collegato col Mondo dalle prime fasi del processo di organizzazione, quindi una piattaforma di gestione online è fondamentale. E quello che conta quando scegli tra le varie opzioni di strumenti per l’event planning online, è di optare per quella che ti rende il lavoro più facile. Scegliere la piattaforma giusta aumenterà il valore percepito della qualità del tuo lavoro da parte di ospiti e clienti, e ti porterà a guadagnare di più dai tuoi eventi a lungo andare.

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