Come trovare sponsor per eventi: la strategia giusta

Ammettendo che non otterrai tutti gli incassi necessari solamente dalla vendita di biglietti, come trovare sponsor per eventi è una domanda alla quale dovrai rispondere spesso nella tua carriera da event planner.

Man mano che i budget di marketing diminuiscono e gli strumenti per la misurazione del ROI diventano più raffinati, le sponsorizzazioni sembrano sempre più difficili da trovare. Però il compito diventa realizzabile se hai la strategia giusta, e siamo qua per mostrarti come.

Come trovare sponsor per eventi: identifica i potenziali sponsor

Identifica le aziende che possono trovare i loro potenziali clienti nel profilo dei partecipanti che ti aspetti di avere al tuo evento. Questo significa, prima di tutto, che dovrai stabilire un target molto preciso per il tuo evento. E quando stabilisci il targe, cerca di identificare i loro gusti e le loro preferenze nei campi collegati al tuo evento.

Poi, studia eventi simili al tuo e prendi nota di quali brand e aziende li sponsorizzano.

Compiendo questi due passaggi, dovresti poter mettere insieme una lista di aziende che sarebbero i potenziali sponsor per il tuo evento. Il prossimo step sarà identificare il fattore di decisione per quanto riguarda le sponsorizzazioni, in ciascuna di queste aziende.

Prepara la proposta

Ci sono due aspetti su cui ti devi concentrare quando costruisci la proposta che presenterai ai potenziali sponsor per il tuo evento.

1. Il valore che il tuo evento può fornire agli sponsor

Questo valore può essere illustrato da una serie di informazioni. Se il tuo evento ha già venduto dei biglietti, specifica questo numero nella tua proposta. Menziona qual è il profilo dell’ospite che stai mirando, una previsione del numero di partecipanti, il numero ed il pubblico target dei tuoi partner media, gli eventuali espositori ed il loro cliente tipo.

Se il tuo evento ha avuto delle edizioni precedenti, presenta i più dati possibili sui risultati: numero di partecipanti, un profilo dettagliato degli ospiti, la copertura mediatica, eventuali celebrità o influencer che ne hanno partecipato. Se l’attuale edizione del tuo evento sta già avendo copertura mediatica o sui social, menziona anche questo.

La location del tuo evento è un aspetto cruciale da indicare ai potenziali sponsor, perché una location molto importante non solo aggiungerà prestigio e valore al marchio del tuo evento, ma aumenterà anche la fiducia dei potenziali sponsor nelle concreti possibilità che all’evento ci sia un pubblico abbastanza numeroso e di qualità da portare dei reali benefici ai loro brand.

Con tutti questi dati alla mano, elabora una “unique selling proposition”, che dovrebbe racchiudere il principale beneficio che l’azienda otterrebbe se decidesse di partecipare come sponsor.

2. Pacchetti di sponsorizzazione

I pacchetti standard sono una cosa del passato. Devi essere preparato a personalizzare la tua offerta per ciascun potenziale sponsor, in base alle loro necessità e a come il fatto di sponsorizzare il tuo evento lo potrebbe aiutare a raggiungere degli obiettivi di marketing specifici. Inizia mettendo insieme una lista di tutte le opportunità che il tuo evento può offrire a livello di marketing. Ecco solo alcuni esempi:

  • includere il nome dello sponsor nel nome dell’evento
  • menzionare lo sponsor sul sito dell’evento. Se decidi di creare la pagina dell’evento su Metooo, puoi integrare facilmente le informazioni sugli sponsor in un layout stupendo e completamente personalizzabile.
  • includere il logo dello sponsor in alcuni o tutti i materiali visivi dellevento (volantini, segnalettica, programma, cataloghi). Se usi Metooo come piattaforma online per l’evento, puoi includere il logo dello sponsor anche sul badge che consegnerai agli invitati al momento del check-in
  • menzionare lo sponsor in tutti i comunicati stampa legati all’evento
  • nominare lo sponsor sul palco
  • riferimenti allo sponsor nei post sul blog e social media
  • riferimenti allo sponsor nelle attività di email marketing
  • personalizzare un’intera area all’interno dell’evento con il branding dello sponsor, con anche vendita dei suoi prodotti
  • dare la possibilità allo sponsor di fare delle presentazioni durante l’evento
  • biglietti/inviti gratuiti per i dipendenti dello sponsor

Contatta i fattori di decisione

Dipendendo dalle dimensioni e dalla struttura delle aziende che sono i tuoi potenziali sponsor, i fattori di decisione sono i direttori marketing o PR, gli event manager, oppure anche i titolari dell’azienda. Il momento in cui contatti i fattori di decisione con la tua proposta di sponsorizzazione è cruciale. Deve essere abbastanza presto da avere poi il tempo per tutta una serie di ulteriori contatti (da parte tua) e per prendere una decisione (da parte loro). Deve essere anche in fase abbastanza avanzata del processo di organizzazione dell’evento da avere abbastanza dati da mostrargli.

L’email, i social, i contatti personali ed il networking durante altri eventi sono le modalità migliori per un primo contatto. Se il primo contatto è via email, non limitarti a mandare una proposta con dei pacchetti standard di sponsorizzazioni, sperando una risposta immediata e definitiva. Dovresti piuttosto mandare una presentazione includendo i punti di forza dell’evento e chiedere un appuntamento telefonico o un incontro di persona per parlare dei benefici concreti che l’evento potrebbe portare all’azienda sponsor e per elaborare insieme un pacchetto di sponsorizzazione personalizzato.

Firma dei contratti

Una volta concordati gli elementi dei pacchetti di sponsorizzazione, è arrivato il momento di firmare i contratti con ogni sponsor, indifferentemente da quanto informali sono i tuoi rapporti con loro. Assicurati di menzionare tutti gli aspetti del pacchetto di sponsorizzazione offerto, gli elementi (loghi, immagini ecc.) che lo sponsor deve fornire perché tu possa realizzare i materiali di marketing, e l’importo offerto dallo sponsor. Ricordati di menzionare anche le scadenze per i pagamenti, in modo da sapere da quando puoi iniziare a contare  sui fondi.

Consegna e supera le aspettative

Durante il processo di pianificazione e durante l’evento stesso, assicurati di compiere ogni punto dell’accordo con lo sponsor. Devi anche tenerlo aggiornato ogni volta che un punto è compiuto.

E se vuoi mettere le basi di un rapporto duraturo con lo sponsor per eventi futuri, dovresti tenere preparati dei benefici extra, che non erano menzionati nell’accordo iniziale. Non ti costerà niente, per esempio, menzionare lo sponsor  6 volte invece di 5 nei post sui social, e ci vuole solo un minimo sforzo per offrire 10 biglietti gratuiti per i suoi dipendenti, invece di 5. Tutto questo dimostrerà che tieni in mente i loro interessi e che sei disposto a fare degli sforzi supplementari per raggiungere un obiettivo comune.

Riporta e ripeti

Qualche giorno dopo che l’evento è concluso, raccogli tutti i dati sul numero di partecipanti, profilo dei partecipanti, i contenuti multimediali generati durante l’evento (foto, video), le prove della copertura mediatica, i dati sulla presenza di celebrities e influencer. Elabora un report dettagliato e mandalo ad ogni sponsor. Illustra il modo in cui gli obiettivi di visibilità per i brand degli sponsor sono stati raggiunti e, nel caso, superati.

Un modo efficace di fare questo, se hai creato la pagina dell’evento su Metooo, è di utilizzare la nostra funzione storytelling. Potrai creare una bacheca (wall) dell’evento, dove potrai pubblicare dei contenuti da te creati (testo, immagini) e dei contenuti creati dai partecipanti stessi all’evento.

Questo è un passaggio indispensabile perché, per eventi futuri, renderà la tua ricerca di sponsor ogni volta più facile, siccome avrai una base di sponsor precedenti come punto di partenza. Questo è particolarmente il caso se i tuoi eventi possono essere ripetuti e serializzati in vari edizioni.

Trovare sponsor per un evento può sembrare difficile perché vuol dire chiedere dei soldi per un qualcosa che non è ancora accaduto. Però siamo fiduciosi che, con i nostri consigli alla mano, riuscirai a costruire una rete di sponsor che saranno felici di appoggiarti per realizzare degli eventi meravigliosi. La condizione indispensabile: che i tuoi eventi offrino dei reali benefici agli sponsor!

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