Come organizzare un evento di carnevale come un professionista

Se lavori in qualsiasi tipo di location che può ospitare un evento (o se ne sei il titolare), molto probabilmente in questo periodo dell’anno ti trovi in una frenesia. Ti starai chiedendo come organizzare un evento di carnevale che abbia successo. Oppure, hai già iniziato a organizzarlo e ti vuoi assicurare di aver pensato a tutto. Scopri in seguito le nostre linee guida e ti troverai sulla strada giusta.

Quando ospitare un evento di Carnivale nel 2019

In Metooo, siamo italiani, quindi per noi il Carnevale è importantissimo. Però il Carnevale è un period festivo presente in molte parti del mondo, che inizia di solito nella seconda metà di Febbraio e finisce a Martedi Grasso che quest’anno cade il 5 Marzo. Vediamo quali sono le dati delle celebrazioni di Carnevale più importanti nel 2019:

  • Il Carnevale italiano nel 2019 dura dal 28 Febbrao al 5 Marzo, le date delle festività variano leggermente a seconda della città
  • Carnevale di Venezia: si svolge nel contesto del Carnevale italiano ma dura un po’ di più: nel 2019 i festeggiamenti iniziano il 16 di Febbraio e finiscono il 5 Marzo
  • Il Carnevale di Rio de Janeiro dura dal 1 al 9 Marzo 2019
  • le festività di Mardi Gras a New Orleans iniziano il 9 di Febbraio e finiscono il 5 Marzo

Quindi se il tuo evento sarà ispirato da uno di questi sopra menzionati, queste sono le date da tenere in mente.

Eventi di Carnevale per i vari tipi di location

La tipologia della tua location e lo spazio disponibile all’interno e all’esterno influenzeranno il tipo di evento di Carnevale che potrai organizzare. Ecco alcune idee:

  • ristorante. Puoi organizzare una cena di gala in maschera, insieme ad un concorso di costumi. Puoi organizzare anche un ballo in maschera ma in questo caso dovresti avere abbastanza spazio oppure poter riposizionare o ridurre il numero di tavoli per creare più spazio. Se organizzi un ballo, puoi includere una cena e uno spettacolo musicale.
  • albergo. Qua la scelta di eventi che si possono organizzare è più ampia, e, se il tuo albergo dispone di una sala da ballo, un ballo in maschera è un must. Se il tuo budget lo permette, puoi organizzare anche una sfilata di carri allegorici che inizia in una piazza in città e finisce davanti all’albergo.
  • villa/location per matrimoni. Un ballo o una festa in maschera a tema Carnevale valorizzerebbe la tua location e aggiungerà dei guadagni extra siccome siamo fuori dalla stagione dei matrimoni. Se la tua location ha un cortile o un giardino, approfitta degli spazi esterni. In questi spazi puoi organizzare un’esibizione di carri oppure degli stand con cibi e bevande specifici al periodo di Carnevale.
  • pub o club. Qua la scelta è abbastanza ovvia, devi assolutamente organizzare una strepitosa festa in maschera!

Come rendere più coinvolgente il tuo evento di Carnevale

Ecco alcune idee di attività con le quali puoi far sentire ai tuoi ospiti di essere parte di un’esperienza straordinaria, in modo da volerci tornare anche l’anno prossimo.

Premi e generosità – una scelta vincente!

  • un concorso di costumi. Organizza un concorso di costumi e offri dei premi per i costumi più belli. Questo motiverà gli invitati a metterci il dovuto sforzo nella scelta dei costumi e aumenterà le possibilità che l’atmosfera all’evento sia spettacolare. Non c’è niente di più triste di un evento con dress code in cui le persone non seguono il dress code! Per stimolare la partecipazione degli ospiti al concorso, fai squadra con gli sponsor dell’evento per offrire dei premi attrattivi come delle mini-vacanze, giornate in una spa, oppure buoni regalo in vari negozi. Quando crei il sito web dell’evento, ricordati di includere nella descrizione dell’evento delle idee di posti dove gli ospiti possono acquistare o noleggiare i costumi.
  • una raccolta fondi. Dai una dimensione di beneficenza al tuo evento di Carnevale donando una parte dei ricavi per una causa umanitaria. Puoi fare ciò in vari modi. Per esempio, puoi creare un tipo di biglietto a donazione libera. Se crei il sito del tuo evento su Metooo, puoi creare vari tipi di biglietti tra cui anche il biglietto a donazione libera. Oppure, puoi organizzare una tombola, con dei premi donati dagli sponsor, ed il valore dei biglietti che gli ospiti acquistano per la partecipazione alla tombola sarà dato in beneficenza.

Attrazioni

  • cocktail di Carnevale in edizione limitata. Chiedi al barista di creare dei cocktail apposta per l’occasione, più saranno colorati ed esotici, meglio sarà.
  • cabina fotografica. Installa una cabina fotografica ed incoraggia i tuoi ospiti a farsi fare delle foto indossando i loro costumi e a pubblicarle sui social (e già che ci siamo, crea un hashtag ufficiale dell’evento e mettilo ben in vista alla cabina fotografica). Se il sito web del tuo evento è su Metooo, puoi anche stimolare gli ospiti a pubblicare le foto che hanno scattato alla cabina fotografica, direttamente sulla bacheca pubblica dell’evento, tramite la funzione Storytelling.
  • uno spettacolo teatrale. Ingaggia una troupe di attori e organizza un momento teatrale durante l’evento. Sarà ancora più divertente se il tema dello spettacolo ed i costumi degli attori sono correlati al tema del carnevale. E se il tuo budget non ti permette di ingaggiare una troupe, che ne pensi di un comico in maschera?
  • intrattenimento. Il tipo di intrattenimento che scegli deve essere coerente con il tema del tuo evento, e le opzioni sono tante. Alcuni esempi: un mago, un chiromante, un lettore di carte dei tarocchi, tatuatori, personaggi di film, pittori del viso, mimi, clown.

Gli aspetti tecnici di un evento di carnevale

  • l’attrezzatura audio/video e luci. La tua location molto probabilmente dispone già dell’attrezzatura di base, ma, in base al tipo di intrattenimento che avrai all’evento, può darsi che dovrai noleggiare degli extra. Pianifica questo aspetto almeno un mese prima dell’evento. Metti particolare attenzione nell’illuminazione: uno spettacolo di luci può cambiare drammaticamete l’atmosfera e rendere il tuo evento spettacolare.
  • i permessi. Se organizzi concorsi o tombole, dipendendo dalla tipologia dei premi, potresti aver bisogno di un permesso. Verifica questo aspetto con le autorità prima di inserire il concorso nel programma.
  • il check-in. Il modo in cui dai il benvenuto agli ospiti è importantissimo in qualsiasi evento, però siamo ancora in inverno, e a nessuno piace aspettare fuori nel freddo, indossando n costume, in una fila infinita per farsi controllare il biglietto. Se il tuo evento è stato creato con Metooo, puoi scansionare i biglietti nel giro di pochi secondi per ogni invitato, e non devono nemmeno essere stampati. Il check-in viene effettuato direttamente dai dispositivi mobili del tuo staff scansionando il codice QR presente sui biglietti, anche dallo schermo di uno smartphone, tramite la nostra app Event Plan.
  • la sicurezza. Devi creare un piano di sicurezza solido, con sufficiente personale qualificato da coprire l’intera location. Un evento che implica delle persone mascherate pronte a divertirsi (e dell’alcol) può facilissimamente trasformarsi in un caos confusionale. Assicurati anche che le uscite di emergenza sono ben segnalate.

Questi sono stati i nostri suggerimenti su come organizzare un evento di carnevale che abbia successo. Speriamo che questo articolo ti abbia ispirato e concludiamo con un esempio di un tale evento che è stato uno degli eventi con più successo sulla nostra piattaforma l’anno scorso: Il Carnevale Settecentesco Napoletano. Gli organizzatori di questo evento hanno capito tutto sullo spirito del Carnevale!

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