Come organizzare un evento culturale- linee guida

Se stai leggendo questo articolo ti sarai sicuramente chiesto come organizzare un evento culturale. Gli eventi culturali possono essere declinati in una varietà di forme andando da qualcosa di semplice come una mostra fino ad eventi complessi come i festival d’arte. Però ci sono certi aspetti che rendono l’organizzazione di un evento culturale una sfida particolare. Abbiamo analizzato queste sfide e abbiamo elaborato una serie di linee guida che renderanno più facile il tuo compito e aumenteranno le possibilità di successo del tuo evento.

Scegli con cura il tema

Come già sai, il tema detterà tutto durante il processo organizzativo per l’evento, quindi sceglilo con cura. Può essere una celebrazione dedicata ad una personalità artistica rappresentativa per la tua città, regione o paese. Può essere un festival dedicato ad una certa corrente artistica, o alla rappresentazione di un certo concetto nell’arte. Però, qualsiasi sia il tema, assicurati che è rilevante per un pubblico abbastanza ampio per le dimensioni che stai immaginando per il tuo evento. Il tema sarà il punto di interesse che infatti “venderà” l’evento.

Organizza con molto anticipo

Quando organizzi un evento culturale di piccole dimensioni, tieni conto che inizierai a comunicarlo al pubblico 2-3 mesi prima della data d’inizio. Quindi, inizia il processo organizzativo almeno 6 mesi prima. Per un evento culturale complesso, di grandi dimensioni, come un festival d’arte, lo annuncerai almeno 6 mesi prima della data d’inizio. Quindi, inizia a organizzarlo almeno 12-18 mesi prima.

Come organizzare un evento culturale – la struttura

Rendilo divertente

Esiste ancora il preconcetto che la cultura “non vende” perché non è “divertente”. Però questo può essere vero solo se il tuo evento è un’esperienza statica. Quando stabilisci la struttura del tuo evento culturale, assicurati di aver inserito delle opportunità per i partecipanti di aggregarsi, socializzare e rilassarsi. Questo può significare un lounge o un cocktail bar nel foyer di una mostra, un aperitivo dopo un simposio letterario, o una festa dopo uno spettacolo teatrale. Le occasioni per la socializzare sono ancora più facili da inserire nel programma del tuo evento culturale se l’evento è più complesso, come un festival d’arte. Includi degli spettacoli di strada e delle bancarelle di street food specifici regionali per aggiungere ancora più punti di interesse.

Rendilo stimolante

Puoi rendere più stimolante un evento culturale includendo un concorso (o più di uno) nella struttura dell’evento. Questo coinvolgerà la comunità artistica e aiuterà a far diffondere l’evento. Tieni in mente che la competizione deve essere strettamente legata al tema dell’evento per essere rilevante all’interno del programma.

Rendilo nobile

Aggiungi una dimensione di beneficenza includendo un’asta per degli oggeti d’arti collegati al tema dell’evento. Puoi utilizzare l’asta anche come opportunità promozionale per gli artisti locali che potrebbero donare le loro opere per acquisire notorietà. In più, il tuo evento guadagnerà in prestigio perché sarà associato ad una causa nobile. La causa può essere umanitaria, o può essere collegata alla conservazione o al restauro di beni culturali della tua zona.

Rendilo gestibile

Se il tuo evento culturale è complesso, costruiscilo come un mix di attività gratuite e a pagamento, e crea i biglietti separatamente. Le attività gratuite funzioneranno come incentivi per il pubblico per “assaggiare” il tuo evento e attireranno le persone anche verso quelle a pagamento. Per gestire il tutto nel migliore dei modi, usa una piattaforma online per creare e vendere i biglietti per l’evento. Se usi Metooo come piattaforma, puoi creare l’evento complesso come gruppo di eventi, e aggiungere le attività separate come eventi correlati. In più, per ogni attività puoi creare vari tipi di biglietti ed avere i fondi immediatamente disponibili man mano che i partecipanti effettuano i pagamenti tramite transazioni sicure.

Il budget e come ottenere i fondi

Quando organizzi un evento culturale, hai delle opportunità importanti per risparmiare sui costi, perché potresti coinvolgere le istituzioni come partner. E visto che i costi che pesano di più nel budget dell’evento sono quelli relativi alla location, le opportunità sono vaste: da musei, università, il comune, e bibliotecche pubbliche, fino ai parchi. Assicurati di iniziare il processo organizzativo con molto anticipo, siccome i tempi d’attesa quando si tratta di approvazione dei progetti nel settore pubblico sono molto lunghi.

Un’altra opportunità per ridurre i costi è includere dei volontari nel team organizzativo. Gli studenti sono l’opzione più evidente, così come gli aspiranti event planners. Un’esperienza di volontariato sarà benefica anche per loro (e anche per i loro curriulum).

Per quanto riguarda i fondi, la vendita di biglietti quasi sicuramente non basterà per coprire i costi dell’evento. Quindi, anche con il patrocinio delle istituzioni pubbliche, il tuo evento culturale avrà bisogno di sponsor. Un buon punto d’inizio per la ricerca è tra le aziende legate al campo artistico, per esempio le case editrici e le gallerie d’arte. Anche un grande collezionista o un mecenate delle arti potrebbero rappresentare delle opportunità di sponsorizzazione in forma di donazioni.

Marketing per eventi culturali

Sicuramente, il web marketing avrà un ruolo importante nel rendere noto il tuo evento nella regione. Il sito web dell’evento sarà il punto centrale, mentre la pubblicità display, l’email marketing e le campagne social con untarget molto preciso saranno gli strumenti per diffonderlo.

Per questo tipo di evento però, non sottovalutare la forza dell’offline marketing. Per gli eventi culturali, le affissioni e la cartellonistica in città sono ancora uno strumento efficace. In più, puoi coinvolgere di nuovo le istituzioni. Il tuo evento sarà d’interesse per le scuole, per i licei e per le università, quindi manda delle proposte ai fattori decisionali nel sistema educativo, insieme ad un pacchetto di sconti per i gruppi di studenti.

Dai il benvenuto agli ospiti

Durante un evento culturale, l’accesso degli ospiti è estremamente importante, specialmente se l’evento è all’aperto o se è un evento complesso con un grande numero di partecipanti. Riduci al minimo i tempi d’attesa e le code all’ingresso utilizzando un’app per scanerizzare velocemente i biglietti con un dispositivo mobile. Se scegli Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, puoi fare il check-in con la nostra app Event Plan che scanerizza all’istante i codici QR presenti sui biglietti, per un ingresso senza stress, anche da diversi dispositivi contemporaneamente.

Ultimo, ma non meno importante, la sicurezza è un aspetto fondamentale all’ingresso degli ospiti per un evento culturale. Assicurati di avere abbastanza addetti alla sicurezza per un eventuale controllo delle borse, e anche all’interno della location specialmente se l’evento include degli oggetti d’arte.

Queste sono state le nostre linee guida su come organizzare un evento culturale. Questa tipologia di eventi è molto vasta però pensiamo che se tieni conto di questi passaggi durante il processo organizzativo, il tuo evento culturale avrà delle concrete possibilità di successo.

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