Come organizzare un convegno – guida completa

Quando si tratta di come organizzare un convegno, la cosa che è chiara subito è che è un progetto di alta complessità. Il convegno è una categoria di eventi molto eterogenea e le tipologie al suo interno variano dal convegno scientifico a quello su temi di business fino ai convegni dedicati al fumetto e al gaming. Però nonostante ciò, gli elementi principali da organizzare sono gli stessi. Abbiamo elaborato una guida passo a passo per facilitarti il processo, così non ti sfuggerà nessun dettaglio.

Come organizzare un convegno, primo passo: definisci il tema

Tutti gli elementi del processo organizzativo (location, durata, programma, speaker) dipenderanno dal tema del convegno. Se stiamo parlando di un convegno scientifico, il tema sarà centrato su un determinato argomento di ricerca e sulle attualità del campo. Se si tratta di un convegno di business, il tema sarà legato a certi aspetti dell’industria e alle tendenze nel suo sviluppo. Un convegno dei fan avrà al centro un certo tipo di media (i fumetti, anime, videogiochi).

Le coordinate: dove e quando

Dopo di aver stabilito il tema, il prossimo passaggio è stabilire la data e scegliere una location. Prima di tutto, inizia a organizzare il convegno con almeno un anno di anticipo. Poi: i convegni scientifici e di business accadono più spesso in settimana, perché sia per gli invitati che per gli speaker il convegno può essere considerato “lavoro”. E in questo caso, bisogna fare anche attenzione di non pianificarlo nella stagione estiva. Dall’altro lato, i convegni da fan potrebbero essere considerati divertimento. Per questo motivo, in questo caso, includi nel programma anche il weekend. Se è un evento lungo che include anche giorni infrasettimanali, allora è meglio organizzarlo d’estate, in modo che gli invitati possano organizzare un’intera vacanza intorno al convegno. Per esempio, il Comic Con a San Diego si svolge a Luglio e dura dal mercoledì alla domenica.

Per quanto riguarda la location, un centro congressi è l’opzione più evidente. Però anche un grande albergo, se ha uno spazio adatto (e di solito un grande albero ce l’ha), sarebbe un’ottima soluzione. Per un convegno scientifico, l’università è una scelta vincente, Quando cerchi una location per un convego, oltre ad assicurarti che offre abbastanza spazio, devi anche scoprire se è facilmente raggiungibie coi mezzi di trasporto pubblici, e che opzioni di alloggio ci sono nei pressi. Visia almeno tre location prima di prendere una decisione.

Elaborare il budget del convegno

Elaborare il budget è uno dei passaggi più importanti e dovrebbe essere fatto il più presto possibile. Inizia a sviluppare il budget appena sai i costi immutabili che di solito sono quelli legati alla location. In questo modo saprai quali speaker ti puoi permettere di invitare, che prezzo dovrai stabilire per i biglietti, e che importo dovrai raccogliere in sponsorizzazioni. Gli elementi chiave del budget di un convegno saranno:

  • l’affitto per la location
  • l’attrezzatura audo/video
  • gli onorari per i relatori, più le spese di trasporto ed alloggio per loro
  • il catering
  • i costi relativi al marketing
  • costi di personale (se stai organizzando un convegno da fan, assicurati di mettere nel budget anche i costi per il personale di sicurezza)
  • costi amministrativi

Per assicurarti che non ti sia sfuggito niente, usa un modello di budget come questo che abbiamo creato apposta per gli eventi e che puoi scaricare gratis qua.

Scegliere i relatori

Quando scegli i relatori per un convegno, considera avere uno o due relatori principali che sono delle personalità note nel campo. Questi nomi presenti nel programma del convegno saranno quelli che attireranno il pubblico. E poi, scegli altri relatori che puoi selezionare mandando una call for papers (bando per contributi). Quando mandi il bando, assicurati che arriva a dei professionisti nel settore trattato dal programma del convegno. Utilizza canali come l’email ed i social (in particolare LinkedIn e Facebook dove troverai i gruppi di professionisti).

Anche per un convegno dei fan avrai bisogno di relatori. Dipendendo dal tema del convegno, i relatori in questo caso possono essere attori, animatori, sviluppatori di videogiochi, illustratori o anche scrittori.

Fare marketing per un convegno

Una volta stabilite la location, le date, il programma ed i relatori, puoi iniziare a comunicare il convegno in modo da attirare i primi partecipanti. Fare questo appena possibile (almeno 6 mesi in anticipo) è importante per due motivi:

  • i partecipanti si possono organizzare più facilmente per il viaggio o magari per pianificare una vacanza intorno al convegno, se ne sanno con anticipo
  • avere una base di partecipanti già registrati aumenterà la rata di successo nell’ottenere sponsorizzazioni

Costruisci una pagina del convegno su una piattaforma di gestione eventi online e metti in vendita i biglietti. Elabora una strategia di prezzi con uno sconto per i biglietti acquistati con molto anticipo. Se scegli Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, puoi creare una pagina evento con i dettagli iniziali, e poi aggiornarla quante volte necessario. Assicurati che aggiungerai tutti i relatori sulla pagina evento. Su Metooo puoi fare questo con uno strumento apposito nelle opzioni di personalizzazione della pagina. Se durante il convegno ci sono delle attività per le quali possono essere venduti dei biglietti separatamente, considera creare il convegno come gruppo di eventi correlati e includi tutte le attività individuali come sottoeventi.

Per promuovere il convegno, hai varie opzioni. Per un convegno su temi di business, o scientifico, i tuoi sforzi dovrebbero iniziare da una mailing list di professionisti del settore. Se il tuo evento è stato creato su Metooo, puoi creare inviti bellissimi e mandarli individualmente oppure a delle mailing list intere in una sola mossa. Puoi farlo dopo di aver importato le tue liste da Gmail o MailChimp. Dopo l’email, LinkedIn ed i gruppi professionali su Facebook saranno le tue prossime opzioni. Ricordati anche dei media specializzati (riviste di settore, siti, blog) che sono centrati sul tema del convegno. Per un convegno dei fan, gli strumenti promozionali saranno gli stessi ma i social avranno una misura maggiore.

Ottenere sponsorizzazioni

Ottenere sponsorizzazioni è un elemento importantissimo nel processo organizzativo per un convegno. Lo abbiamo menzionato dopo il passaggio dell’avvio delle attività di marketing. Questo perché, idealmente, quando cercherai gli sponsor avrai già i risultati iniziali in termini di vendite di biglietti e potrai presentare delle stime per quanto riguarda il numero di partecipanti. Un convegno non è un evento di massa ma uno con un pubblico ben definito. Quindi la strategia giusta è di cercare degli sponsor in quella particolare industria. Un convegno medico, per esempio, sarà attrattivo per gli sponsor nell’industria farmaceutica. Un’agenzia digitale vedrà dei benefici nello sponsorizzare un convegno sul digital marketing, e così via.

A parte i classici benefici che puoi offrire agli sponsor (menzioni nei materiali di marketing dell’evento, includere il nome del brand sponsor nel nome dell’evento, includere presentazioni dei loro brand nel programma ecc.), puoi anche pensare in modo creativo. Per esempio, pui aiutare gli sponsor ad ottenere preziose informazioni sul pubblico dell’evento. Se gestisci l’evento con Metooo come piattaforma, puoi includere delle domande per gli invitati nel modulo d’ordine del biglietto, tramite la funzione survey.  In più, ricordati di includere gli sponsor sulla pagina dell’evento. Hai a disposizione degli appositi campi che puoi compilare con testo, immagine, e link al loro sito web.

Prepara la logistica

Questo è il passaggio in cui cercherai e prenoterai l’attrezzatura audio/video, così come il catering. Per l’attrezzatura audio/video, consider: proiettori, schermi LCD, microfoni e sistemi audio. Assicurati che la location ha una rete wifi con buona copertura, in modo da poter fare trasmisioni live e anche sui vari social.

Per il catering, includi abbastanza pause caffè e rinfreschi, oltre ad un pranzo a buffet. Se il convegno si svolge in un albergo, molto probabimente sarà l’albergo stesso a fornire anche il catering. Altrimenti, dovrai ingaggiare un’azienda esterna per il catering. Fai un pre-ordine iniziale basato sul numero di invitati stimato. Poi, più vicino alla data, aggiusta la quantità dell’ordine finale in base al numero di biglietti venduti. Ricordati di includere anche un cocktail party/aperitivo alla chiusura dei lavori in ciascuna delle giornate del convegno. Ciò darà più opportunità agli invitati ed ai relatori di fare networking.

Se stai organizzando un convegno dei fan, considera di aggiungere una dimensione divertente con degli stand di street food. Qua puoi ridurre i costi facendo in modo che i fornitori partecipino come venditori diretti al pubblico.

Come organizzare un convegno, ultimo passaggio: durante e dopo l’evento

Se tutti i passaggi sopra elencati sono stati compiuti con attenzione, il convegno dovrebbe scorrere senza problemi, ma ciò non vuol dire che la tua missione è finita. Prima dell’inizio di tutte le giornate dell’evento, controlla il funzionamento di tutta l’attrezzatura audio/video ed i quantitativi ordinati per il catering.

Presta particolare attenzione al check-in degli invitati siccome l’obiettivo sarà di ridurre al minimo le file. Se l’evento è stato ospitato su Metooo, puoi essere sicuro che il check-in sarà velocizzato considerevolmente, perché lo puoi fare tramite la nostra app Event Plan, scanerizzando semplicemente un QR code sul biglietto. La app permette anche che il check-in sia fatto da più dispositivi contemporaneamente, quindi puoi usare il sistema anche se all’evento ci sono vari varchi d’ingresso. Sempre qua si possono stampare dei badge personalizzati per i partecipanti. E l’ultima cosa: assicurati che ahai abbastanza personale all’ingresso e in vari punti della location per poter assistere ai ritardatari e in caso di emergenza.

Dopo l’evento, raccogli tutte le foto, i video ed i testimonial da parte degli invitati. Utilizzerai tutto questo materiale per comunicare i risultati agli stakeholders e per promuovere le edizioni future. Su Metooo, puoi fare ciò permettendo agli invitati di pubblicare dei post sul wall dell’evento tramite la funzione Storytelling, così avrai tutto nello stesso posto.

Questi sono stati i nostri suggerimenti su come organizzare un convegno di successo, speriamo che utilizzerai questa guida quando organizzerai il tuo prossimo convegno e che ti aiuteranno ad approciare questo tipo di progetto in un modo più rilassato.

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