Come organizzare un concerto: 10 consigli utili

Come organizzare un concerto senza impazzire nell’impresa? Che tu sia un neofita oppure un organizzatore di eventi con esperienza, ci sono pochi tipi di eventi che intimidiscono più di un concerto. Dall’enorme spettacolo su uno stadio fino al piccolo, in un locale o pub, un concerto è un affare complesso in cui il tempismo preciso e la pianificazione sono fondamentali.

Abbiamo diviso il processo in 10 step logici per risparmiarti i mal di testa.

1. Inizia dall’obiettivo. Perché stai organizzando il concerto? È per una raccolta fondi/beneficenza? È un modo per inaugurare una location come per esempio un bar, un pub o un locale? Vuoi promuovere nuovi talenti nella tua città? Oppure il concerto è parte di un evento più grande, tipo un festival?

2. Decidi quali artisti vuoi che si esibiscano nel tuo concerto. Normalmente avrai bisogno di uno o più artisti/gruppi principali e uno o più artisti/gruppi in apertura. La regola di base è che gli artisti più famosi/importanti si dovrebbero esibire verso la fine dello spettacolo, ed i meno famosi/emergenti si dovrebbero esibire all’inizio, in apertura. Controlla le date disponibili di tutti gli artisti e segnati possibili date in cui sono disponibili tutti. Se il tuo budget non ti permette di ingaggiare grandi nomi, cerca il più possibile di ottenere artisti locali, così risparmierai sui costi di trasporto, vitto e alloggio.

3. Una volta che sai chi si esibirà, potrai scegliere la location del concerto. La location dovrebbe riflettere la dimensione potenziale dell’evento ma anche il reale potenziale degli artisti/gruppi di “riempirla”. È meglio avere una location di 300 persone piena zeppa, piuttosto che una di 5000 posti di cui metà sono vuoti. Se l’obiettivo principale del tuo concerto è l’inaugurazione della location, questo passo è ovviamente più facile, e la scelta andrebbe fatta al contrario: sceglierai gli artisti che sono più adatti alla tua location in termini di genere musicale e di capacità di portare persone. Se la location è all’esterno, devi preparare un piano B per il caso in cui piovesse.

4. Abbiamo risolto il chi, il dove, ora è il momento di decidere il La data del concerto dovrebbe corrispondere sia alla disponibilità della location e a quella degli artisti, sia alla necessità di tempo per organizzare e promuovere il concerto. Scegli e prenota la data con almeno 2 mesi di anticipo per un concerto di piccole dimensioni. Per uno spettacolo grande, in cui si esibiranno nomi importanti, e per il quale si dovranno vendere migliaia o decine di migliaia di biglietti, prenota la data con un anno di anticipo.

5. Definisci le tue finanze: costruisci il budget del concerto, elabora delle previsioni per le vendite dei biglietti, stabilisci il prezzo del biglietto in base ad esse, e vedi se hai bisogno di altre fonti di finanziamento come per esempio degli sponsor e la vendita di merchandising (prodotti brandizzati come per esempio magliette e gadget). Consulta e scarica il nostro template di budget, ti renderà questo step molto più facile. E, visto che si parla di merchandising, lo sapevi che puoi venderlo direttamente dalla tua pagina evento su Metooo? Scopri come, qua.

6. Prenota e noleggia l’attrezzatura scenica (luci, impianto audio, ed eventualmente il palco stesso, se la location non ce l’ha). Questo include anche il necessario per il backstage – i camerini degli artisti, il catering, ed il compimento di richieste particolari che gli artisti potrebbero avere.

7. Risolvi gli aspetti burocratici. Controlla di quali permessi c’è bisogno nella tua città per quanto riguarda il rumore e l’eventuale consumo di alcolici. Ricordati anche della SIAE. Inoltre, fai un’assicurazione per il tuo concerto. I concerti sono tra gli eventi più complessi, e la combinazione di attrezzature ad alta tensione elettrica e qualche centinaia/migliaia di giovani animati, magari con un po’ di alcol a bordo, significa un rischio per niente trascurabile. Un’assicurazione proteggerà te ed i tuoi ospiti.

8. Ingaggia lo staff necessario (tecnici, lo staff per l’ingresso all’evento, il personale di sicurezza). Dipendendo dal tuo budget, potresti provare a ridurre i costi cercando dei volontari, e vedi prima se gli artisti/gruppi vengono con il proprio staff tecnico. Consiglio extra: se vendi i biglietti tramite Metooo, avrai bisogno di meno personale all’ingresso di quello che ti potresti aspettare, perché il processo di registrazione diventa semplicissimo!

9. Promuovi, promuovi, promuovi! Idealmente, gli artisti che scegli hanno già una base importante di fan e follower, e puoi decisamente sfruttarla, però dovrai comunque fare degli sforzi sostenuti per comunicare il tuo concerto in tutti i modi possibili: il sito web dell’evento, i social, l’email marketing, ed anche i media tradizionali se il tuo budget lo permette (radio, TV, cartellonistica).

Consiglio extra: se vendi i biglietti tramite Metooo, puoi creare un bellissimo, completo ed efficace sito web dell’evento all’interno della piattaforma, e puoi impostare delle campagne di email direttamente dalla tua pagina evento. Scopri di più sulle funzioni che ti offre Metooo qua.

10. Riconferma e ricontrolla. Un paio di settimane prima del concerto, riconferma la disponibilità degli artisti: a nessuno piace quando alla fine non si fanno vedere! Poi ricontrolla e riconferma gli ordini per l’attrezzatura scenica e la disponibilità dello staff. Ora è anche il momento di rivedere le previsioni del tempo e di decidere se avrai bisogno di quel piano B che avevi elaborato per la location.

Questi sono stati i nostri consigli su come organizzare un concerto in 10 facili passi. In un prossimo post ti spiegheremo anche esattamente cosa devi fare il giorno prima ed il giorno stesso del concerto, per assicurarti che tutto filerà liscio!

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