Come invitare i partecipanti ad un evento – best practices

2019 va avanti e siamo sempre più assorbiti nelle più recenti e sofisticate strategie di marketing. Elaboriamo piani magistrali quando si tratta di targeting, ads, reach, e rate di click. Costruiamo con la massima cura delle esperienze indimenticabili per i nostri invitati, inventiamo delle attività in location, a volte vicine alla fantascienza. Ma quando si tratta di portarli all’evento, spesso ci dimentichiamo del potere del “vecchio” invito via email. E questo è un errore, perché l’email marketing è ancora uno strumento molto potente per gli eventi! In questo articolo ti mostriamo alcune best practices su come invitare i partecipanti ad un evento, per assicurarti che la tua strategia di email marketing è non solo azzecata ma funziona pure.

L’importanza dell’email marketing per gli eventi

Secondo questo report di MailChimp, nella categoria degli eventi, oltre 20% delle email vengono aperte, e la rata di click è 2.19%. Abbastanza bene se pensi che la rata di click media di un annuncio Google è 2%. Aggiungi a questo il fatto che una campagna di email marketing ti potrebbe costare significativamente meno di una campagna Goofle, ed hai un buon motivo per stabilire una forte strategia di email marketing per il tuo prossimo evento. Perché ovviamente la strategia dell’invito via email funziona bene solo se la applichi nel modo giusto!

Best practice no. 1 – la mailing list (lista contatti)

La cosa migliore è investire tempo e risorse nella creazione di una mailing list di potenziali partecipanti all’evento molto prima di iniziare a organizzare l’evento stesso. In base alla categoria del tuo evento (intrattenimento, educazione, affari, professionale ecc.), questo primo obiettivo può essere raggiunto con vari gradi di facilità o difficoltà. La tua strategia può variare. Un modo è di raccogliere potenziali contatti tramite il tuo sito web e dando la possibilità agli utenti di iscriversi ad una newsletter. Ricordati però che le persone non danno più via i loro indirizzi mail così facilmente. Quindi assicurati che gli stai offrendo un qualcosa di reale valore in cambio per l’iscrizione. Può essere un ebook gratuito, un corso gratuito, accesso gratuito a dei video tutorial esclusivi, o la possibilità di vincere una competizione con un premio significativo.

Inoltre, assicurati che l’opzione di iscriversi alla newsletter è abbastanza visibile sul tuo sito, ma non in un modo eccessivamente agressivo. Puoi usare un banner popup (che in molti proclamano come il male assoluto del web marketing, ma… funziona!). Semplicemente non buttarlo davanti agli occhi degli utenti subito al loro accesso al sito. Piuttosto fai apparire il banner dopo qualche decina di secondi che sono sul sito, così lo vedranno quegli utenti che sono realmente interessati al tipo di contenuti che pubblichi e ci saranno più probabilità che si iscrivino.

L’altro modo di ottenere una mailing list è di acquistarne una. Però prima di fare ciò, assicurati che i contatti sono realmente nel tuo target. Inoltre, fai una ricerca sull’agenzia che ti vende la lista. Ha una buona reputazione? Come ha fatto ad ottenere i contatti nella lista? La parte più importante è che le persone abbiano dato espressamente il consenso per ricevere delle comunicazioni pubblicitarie. Altrimenti la lista è non solo inutile (i tuoi inviti email finiranno molto probabilmente nella cartella spam di questi utenti, invece dell’inbox) ma anche illegale.

Best practice no. 2 – la tempistica

Ci sono due aspetti da considerare qua. Primo: devi determinare con quanto anticipo prima dell’evento dovrai mandare la prima email. Secondo: quante email devi mandare ad ogni potenziale partecipante per massimizzare le possibilita che esso compri un biglietto.

Le risposte ad entrambe queste domande dipenderanno, di nuovo, dal tipo di evento e dal prezzo del biglietto. Se il tuo evento è un concerto di un importante artista, o una conferenza con grandi nomi dell’industria come relatori principali, dovrai inviare la prima email di invito, quella che annuncia l’evento, 6-12 mesi prima dell’evento. Questo vale soprattutto se il tuo target si trova fuori dalle immediate vicinanze geografiche dell’evento, perché gli ospiti dovranno pianificare delle spese aggiuntive come quelle per il viaggio, vitto e alloggio. Se hai una strategia early bird per i biglietti, assicurati di menzionarla nella prima mail d’invito.

Se si tratta di un evento in scala più ridotta, o se l’evento mira ad avere dei partecipanti esclusivamente dalla stessa communità locale, città o regione, puoi mandare questa prima email anche più tardi. Per esempio, fallo un paio di mesi prima dell’evento, così darai alle persone più tempo di pianificare e potrai mandargli dei promemoria ulteriormente senza stressarli scrivendogli troppo spesso.

Quante volte dovrei mandare un invito via email?

Per quanto riguarda il numero di email da mandare ad ogni contatto, limitarti ad una sola email sicuramente limiterai anche le possibilità di avere un evento sold out. Ma non vorrai neanche dare fastidio ai tuoi contatti. Quindi in questo caso, 3 è la “cifra magica”. Manda una prima email come “save the date” oppure come opportunità per annunciare un prezzo scontato per chi acquista i biglietti con molto anticipo (“early bird”). Poi manda una seconda email alla metà del periodo fino all’evento, e poi l’ultima qualche giorno prima dell’evento, per gli ultimi ritardatri indecisi.

Best practice no. 3 – definire il pubblico e personalizzare

Abbiamo già detto che la tua intera mailing list deve riflettere il tuo pubblico di riferimento. Però questo non vuol dire che dovresti mandare la stessa identica email a tutti. Puoi dividere la tua lista in dei segmenti in base a vari criteri e mandare dei messaggi leggermente diversi ad ogni segmento. Il testo dell’email può essere differenziato in base alla regione, o ai diversi benefici che ogni categoria di pubblico potrebbe trarre dalla partecipazione all’evento. Questo dipende ovviamente da quanto ne sai su ogni contatto. Quando raccogli i dati nella fase di iscrizione alla newsletter, devi chiedere abbastanza informazioni per poter fare una segmentazione. Non chiedere però il CV completo dei tuoi contatti perché non farai altro che cacciarli via. Il nome, cognome, l’indirizzo email, la professione, ed il principale motivo del loro interesse per la tua attività o per l’industria, dovrebbero bastare in questa fase.

Inoltre, personalizzarei tuoi inviti email è assolutamente necessario. Devi includere il nome dell’ospite nella formula di apertura (niente suona più “spammoso” del “Caro invitato” o “Ciao Amico!”). Questo è il primo passo nel creare una connessione emozionale con le persone che ricevono il tuo messaggio. Semplicemente non li devi far sentire come se avessi mandato lo stesso messaggio ad una marea di persone a caso.

Best practice no. 4 – l’estetica ed il contenuto dell’email d’invito

Ora che abbiamo stabilito le fondamenta, il quando, il chi, il come, è arrivato il momento di parlare di quello che veramente vende: la’email stessa. Ci sono degli elementi che devi impostare bene per avere un’invito email efficace, e li discuteremo in seguito.

L’oggetto dell’email

L’oggetto è la prima cosa che i tuoi potenziali partecipanti vedono quando l’invito atterra nelle loro caselle di posta. QUindi l’oggetto deve essere abbastanza corto da essere suggestivo ed attraente, ma abbastanza lungo da far capire effettivamente di cosa si tratta. L’oggetto è quella unica cosa che porta all’apertura di un’email, quindi hai una sola possibilità di attirare la loro attenzione prima che questa email sprofondi in un mare di altre email, o viene cancellata. Quindi ecco cosa devi fare:

  • fai attenzione alle parole da evitare. Alcune parole utilizzate nell’oggetto dell’email non solo sembrano “spammose” ma attirano a volte i veri e propri filtri anti spam. Questo vuol dire che la tua email potrebbe finire nella cartella spam del destinatario invece della cartella posta in arrivo! Non succede sempre, ma per ridurre il rischio, è meglio evitarle. Dai uno sguardo a questa lista di parole ed espressioni elaborata da Hubspot. In italiano funziona nella stessa maniera.
  • personalizza. Includi una referenza alla regione o alla città dei tuoi potenziali invitati, in connessione con l’evento, o una referenza su come l’evento stesso gli può portare particolari benefici.
  • sii creativo. Evita di ripetere l’oggetto usato per le altre fasi della campagna di email marketing o per altri eventi ai quali hai invitato le stesse persone.
  • è meglio essere breve, però non dare un messaggio criptato, metti ben in chiaro di cosa si tratta: un invito ad un evento spettacolare.

Il corpo dell’email

Ci sono parecchi modi di progettare e comporre il corpo di un’email d’invito ad un evento, però, a parte la creatività, ci sono degli elementi essenziali da tenere in considerazione:

  • personalizzare. L’abbiamo detto anche prima, ma lo ripetiamo, per insistere sull’importanza di questo elemento: non iniziare l’email con un “Ciao!” e basta, o con un “Caro amico”. Una piattaforma seria di email marketing dovrebbe permetterti di personalizzare la formula di apertura e riportare in automatico il nome di ciascun destinatario dalla lista contatti.
  • ispirare fiducia. Spesso, gli eventi sono collegati a dei brand, a delle aziende, quindi usa i colori del brand, i logo, anche i logo dei partner e degli sponsor, per ispirare fiducia. Il destinatario deve essere convinto che questo è davvero un invito arrivato da un mittente serio e non qualche virus che gli ucciderà il dispositivo appena clicca il bottone di call to action all’interno dell’email. Assicurati che l’estetica di queste immagini è correlata con la parte visiva del sito web dell’evento.
  • menziona un beneficio. Il testo dell’invito dovrebbe contenere un riferimento forte ad un beneficio concreto che l’invitato otterrà partecipando all’evento. Gli renderà migliori le prospettive di crescita nella carriera? Gli darà l’opportunità di fare networking con grandi nomi del suo settore? Oppure sarà l’esperienza migliore in assoluto a livello di intrattenimento, una possibilità di quelle uniche nella vita, di vedere il suo artista preferito live, sul palco? Se si tratta di un workshop, potrà portarsi a casa il prodotto finito, il risultato del lavoro svolto durante il workshop?
  • instilla il senso d’urgenza. Un’offerta limitata ad un prezzo scontato? Posti limitati? I primi acquirenti sono automaticamente inclusi in una tombola con un premio attraente? Questi sono solo alcuni esempi di come puoi stimolare un’azione piuttosto prima che dopo. Se fai aspettare troppo ai tuoi invitati per prendere una decisione, può darsi che si dimentichino addirittura del tutto del tuo evento.

Le informazioni indispensabili

Ora con tutte queste fonti d’ispirazione che ti aiuteranno a creare un bellissimo invito, ricordati di fornire le informazioni fondamentali sull’evento! Assicurati quindi che il corpo dell’email contiene la (le) data(e), l’orario, la location e come arrivarci, e anche dellle condizioni di partecipazione come per esempio un dress code oppure i biglietti disponibili fino ad una certa data.

La Call To Action

Qualsiasi invito email ad un evento deve includere un pulsante di call to action, che porta al sito web dell’evento, dove i partecipanti devono registrarsi e/o comprare i biglietti. Tutti gli sforzi che hai messo nelle altre parti del contenuto dell’email saranno inutili se i partecipanti non hanno, a portata di un click, la possibilità di registrarsi subito.

Best practice no. 5 – usa una piattaforma online di gestione eventi

L’email marketing è una disciplina che ti può sembrare difficile da imparare e padroneggiare. Le mailing list, il design dell’email, monitorare i risultati, ci sono un sacco di problematiche se le pensi individualmente. La buona notizia è che una piattaforma seria di event management online ti offrirà anche un sistema integrato per mandare inviti via email. Per esempio, se scegli Metooo come la tua piattaforma di gestione eventi, avrai una serie di benefici che vengono dal sistema email RSVP integrato.

Come ti può aiutare Metooo nella tua strategia di emailing per eventi

Metooo ti offre molte modalità di semplificare il tuo lavoro quando si tratta di invitare i potenziali ospiti via email, come per esempio:

  • la possibilità di mandare il tuo invito a dei singoli contatti ma anche a delle intere mailing list che puoi importare da Gmail o MailChimp. Nel caso dell’import di liste, tutto quello che devi fare è collegare il tuo account di Gmail o MailChimp a quello di Metooo e l’importo si può fare in qualche click.
  • avere a disposizione fino a 2500 email da mandare al mese e la possibilità di chiedere ulteriori invii (a pagamento) se ne hai bisogno
  • un design pulito e stiloso per il corpo dell’invito email, completamente coordinato con gli elementi visivi del sito web dell’evento (ospitato anche lui sulla piattaforma). Puoi tenere nell’email la stessa immagine di sfondo che c’è sul sito dell’evento, oppure cambiare l’immagine a piacere
  • testo personalizzabile nel corpo dell’email
  • la formula di apertura (“Ciao X”) è automaticamente personalizzata con il nome di ciascun contatto
  • oggetto dell’email personalizzabile
  • semplicità nella creazione. Devi solamente andare nella dashboard di creazione/edit dell’evento, cliccare il pulsante “invita per email” presente nella parte destra della pagina. Si aprirà un editor per il corpo dell’email, e potrai fare lì le personalizzazioni (immagine, testo, oggetto). Poi dovrai semplicemente aggiungere i contatti o le liste, cliccare “invia email” ed il gioco è fatto!
  • la possibilità di mandare delle email per lo stesso evento, quante volte vuoi. Quindi se vuoi applicare la strategia delle 3 email per evento, di cui parlavamo prima, puoi assolutamente farlo con Metooo.

Per concludere

L’email ti può pure sembrare vecchia come l’età della pietra. Ma nel marketing degli eventi, è uno strumento più potente ora che mai, a condizione di usarlo con saggezza. Speriamo che queste best practices su come invitare i partecipanti ad un evento ti abbiano ispirato a usare al meglio le email per il tuo prossimo progetto, e che le userai per portare i tuoi eventi verso il successo!

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