Come far venire all’evento tutti i tuoi invitati

Hai organizzato un evento per mesi, pubblicizzato la cosa online e offline, ma il giorno tanto atteso si rivela un fiasco a causa delle persone che hanno deciso di non venire. I temutissimi “no-shows” di cui ogni event planner ha paura.
Come far venire all’evento tutti i tuoi invitati? Julius Solaris di Event Manager Blog ha scritto un articolo molto interessate che ci ha dato lo spunto per scrivere questi dieci suggerimenti:
1. Se all’evento qualcuno non è venuto, analizza l’accaduto Prima di tutto non pensare che la motivazione sia “il caso“. E’ sicuramente vero che gli imprevisti capitano, ma lasciar correre la cosa senza analizzarla è una vera sconfitta.  Fare in modo che la cosa non si ripeta non è una vittoria, ma almeno, per continuare la metafora sportiva non è un autogol.
2. Hai comunicato bene? La mancanza della giusta comunicazione dell’evento è una delle cause principali del suo insuccesso. Hai parlato del tuo evento al pubblico giusto o hai deciso di pubblicizzare il tuo evento hi-tech all’interno di una rivista per cavalli?
3. Save The Date! Invia una settimana prima dell’evento un SAVE THE DATE precisando di aspettare conferma di partecipazione. Ogni posto libero al tuo evento è una perdita economica per te!
4. Biglietti Gratis Se hai concesso molti biglietti agli sponsor o li hai regalati ai partner hai commesso un errore: molti di quei biglietti si tramutano automaticamente in posti vuoti, mentre qualcuno potrebbe voler venire all’evento e non avere il biglietto per farlo!
5. Alimenta il la compravendita di tickets! Nel caso in cui il tuo evento sia un concerto o uno spettacolo teatrale cerca di fare in modo di mettere in contatto chi si è già procurato il biglietto, ma non riuscirà a venire e chi vorrebbe un biglietto, ma non lo ha a disposizione. Ci sono molti siti che garantiscono delle transazioni trasparenti e legali. Metterai i bastoni tra le ruote anche a chi in genere rivende i biglietti a prezzi più alti o fa illegalmente “bagarinaggio”. Ovviamente controlla di non infrangere qualche legge!
6. Chi manca all’appello? Analizza chi non si è presentato e se ti è possibile fai follow-up inviando una mail personale o una mailing list. Hanno avuto degli imprevisti o hanno deciso che il tuo evento non meritava la giusta attenzione?
7. Stand-by list Per evitare che chi ha voglia di partecipare all’evento resti escluso, ma ci sia comunque una stanza piena di posti vuoti organizza una stand-by list. Chi vorrà esserci, anche con un breve preavviso riuscirà a partecipare e tu sarai doppiamente contento per aver riempito la sala e accontentato un contatto.
8. Paghi solo se non vieni! Nel caso di eventi gratis potrebbe essere una buona idea quella che hanno avuto alcuni event manager americani: un deposito di 5 o 10 euro viene trattenuto al momento dell’iscrizione e riconsegnato al momento della registrazione all’evento così da impedire il classico fenomeno “non ho pagato quindi cosa mi importa di non presentarmi?
9. Check-in in cambio di un’offerta Utilizza servizi innovativi come Foursquare o Yelp per permettere ai partecipanti di fare check-in nel luogo dell’evento e ricevere qualcosa in omaggio: un gadget, uno sconto, una consumazione.
10. Feedback Alla fine dell’evento chiedi un feedback ai tuoi contatti più fidati così da capire se tutto è filato per il liscio e non corri così il rischio di perdere delle partecipazioni negli eventi successivi.
Ti è mai capitato di trovarti con molti posti vuoti? Come hai rimediato?

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