Checklist location per eventi – download gratuito!

Scegliere la location è una delle parti fondamentali del processo organizzativo per un evento, che si tratti di una conferenza internazionale, di un corso di formazione, un concerto, una mostra o un matrimonio. La location giusta può trasformare il tuo evento in un’esperienza spettacolare. La location sbagliata può essere la fonte di una serie di problemi che possono completamente compromettere il tuo evento. Quindi come fai ad essere sicuro di aver scelto la location giusta? Quali sono gli aspetti da considerare quando analizzi le varie opzioni? Una checklist location per eventi è la risposta, quindi ne abbiamo creato una che puoi scaricare gratis qua e usare per i tuoi prossimi progetti. Così non dovrai mai più stare a chiederti se hai preso la decisione giusta.

Come usare la checklist location per eventi

La checklist che abbiamo creato è un file Excel. Lo puoi modificare e adattare in base alle esigenze per il tuo tipo di evento. La checklist è una lista di domande che rappresentano il tipo di informazione che devi ottenere sulle potenziali location che stai considerando per il tuo evento, prima di prendere una decisione. Puoi aggiungere o rimuovere delle domande in base al tipo di evento e al tipo di location. Le domande sono raggruppate in varie tematiche, iniziando dalla posizione e da quello che si trova intorno.

Andrai poi ad analizzare la capacità e la struttura della location, le possibilità per il catering, le attrezzature disponibili e le specifiche tecniche, il guardaroba, ed i parcheggi. L’ultima area su cui dovrai scoprire delle cose è quella riguardando le politiche della location, le restrizioni, le opportunità per il branding e, ovviamente, le tariffe. Inoltre, assicurati di aver considerato ed analizzato almeno tre opzioni di location prima di prendere una decisione finale.

Posizione e dintorni della location

Quando analizzi questo aspetto, la principale cosa di cui ti devi assicurare è di rendere il tuo evento facilmente accessibile. Poi avrai bisogno di sapere se la zona offre delle opportunità per quanto riguarda l’alloggio ed i posti da visitare /obiettivi turistici. Quest’ultimo punto è importante specialmente se parliamo di eventi che si svolgono per più di una giornatao peri quali punti di avere dei partecipanti da fuori città / zona.

Quindi andrai ad analizzare:

  • la distanza dalla fermata di trasporto pubblico più vicina (bus, metro, tram, stazione ferroviaria)
  • la distanza fino l’aeroporto più vicino
  • quanto è distante il centro città
  • se ci sono degli alberghi nella zona o no
  • la distanza fino ai principali obiettivi turistici della zona

La capacità e la struttura della location

La location sarà abbastanza grande da far starci dentro il numero atteso di partecipanti? Ci sono abbastanza sale? Esiste una zona lounge, se ce n’è bisogno? Lo spazio vicino all’ingresso è abbastanza capiente da poterci installare una zona check-in? Quanti bagni ci sono? Come si presenta la situazione per quanto riguarda l’accesso per i disabili? La location è ben attrezzata per le emergenze? Ci sono abbastanza uscite di emergenza, alarmi per il fuoco, estintori, kit di primo soccorso? Dipendendo dal tipo dell’evento, potresti avere bisogno di camerini per gli artisti, e, per un evento di grandi dimensioni che dura più di un giorno, potresti aver bisogno anche di una zona uffici.

Un’altra questione importante è se la location offre alloggio interno e quale ne è la capacità. La risposta sarà ovviamente sì, se la location stessa è un albergo, però, se hai bisogno di far soggiornare i relatori oppure i partecipanti, assicurati che ci siano realmente delle camere disponibili per le date dell’evento.

Un aspetto che gli event planner alle prime armi tendono a trascurare è come esattamente verranno introdotte nella location le attrezzature di grandi dimensioni (audio, video, palco ecc.). Esiste un ingresso abbastanza capiente da far passare questi oggetti?

Catering

La domanda principale alla quale bisogna rispondere qua è se la location è attrezzata con una cucina interna, perché altrimenti, se il tuo evento include del cibo, dovrai non solo ingaggiare un’azienda di catering ma anch portare una cucina mobile. Inoltre, anche se la location ha una cucina, esiste abbastanza personale per preparare e servire il cibo ad un numero elevato di partecipanti?

Attrezzatura e specifiche tecniche

Con le decorazioni giuste, con l’attrezzatura audio/video giusta, e con le luci giuste, la location più blanda può essere trasformata in un regno degno di una fiaba. Questo, in teoria. In pratica, una serie di condizioni devono essere compiute par far sì che questo accada. In questa sezione, controllerai la misura nella quale la location è adatta al tuo tipo di evento, a livello tecnico. E, non meno importante, in base alle attrezzature disponibili già all’interno della location, determinerai qanto ti costerà far funzionare per davvero la location.

Ecco cosa controllerai in questa zona:

  • che attrezzature offre la location? Audio/video? Luci? Esiste già un palco?
  • nel caso di un’interruzione della corrente, la location dispone di un generatore elettrico di riserva?
  • quanto potente è il segnale per la telefonia mobile?
  • esiste già il wifi? Se sì, qual è la velocità della connessione? Essa può sopportare un numero elevato di dispositivi connessi contemporaneamente?
  • quante prese elettriche ci sono all’interno delle sale, nella zona lounge, e nella zona check-in? Le prese sono posizionate in modo conveniente, oppure dovrai creare una vera e propria ragnatela di cavi per tutta la stanza?
  • ci sono dei montacarichi per portare l’attrezzatura pesante ai piani di sopra? Se sì, quanti?
  • i soffitti possono reggere lo sartiame se devi appendere delle attrezzature?
  • le decorazioni e il tovagliato sono comprese? Esiste una pista da ballo, se ce n’è bisogno?
  • la location fornisce anche del personale di supporto, amministrativo, di sicurezza, di pulizie?

Guardaroba

Per molti tipi di eventi, specialmente se si svolgono in inverno, un guardaroba è davvero necessario. Quindi dovrai controllare se la location ne ha uno. In alternativa, ci sarà bisogno di controllare se c’è abbastanza spazio, nelle vicinanze dell’ingresso e dell’area check-in, per allestire un guardaroba apposta per l’evento.

Parcheggio

La location dispone di un parcheggio all’esterno? O all’interno? Qual è la capacità? Il parcheggio si può affittare per intero? In alternativa, ci sono dei parcheggi pubblici nelle vicinanze? Il parcheggio è particolarmente importante per quei tipi di eventi per i quali non ti aspetteresti che i partecipanti viaggino con il trasporto pubblico. Può essere per esempio, il caso degli eventi business. In più, non solo gli invitati avranno bisogno di parcheggiare, ma anche tu ed il tuo team.

Politiche

Ora che le caratteristiche fisiche della location sono state tutte verificate, passiamo al prossimo passaggio: dobbiamo sapere quali sono le condizioni in cui si può lavorare. Nella sezione politiche, dovrai informarti su una serie di aspetti:

  • cosa succede se devi cancellare l’evento dopo che la location è stata già prenotata? (politica di cancellazione)
  • come si deve fare il pagamento? La maggior parte delle location praticano un sistema che include un anticipo alla firma del contratto per poter fare la prenotazione, e il resto dell’importo da pagare dopo l’evento. Quanto è l’anticipo richiesto?
  • cosa succede se la location ha la propria rete di fornitori, oppure già include alcuni elementi come l’attrezzatura audio/video, il catering o le decorazioni, ma per un qualsiasi motivo decidi di usare invece i tuoi fornitori esterni? Esiste una penale per il non utilizzo dei fornitori convenzionati con la location?

Restrizioni

Non ha senso prenotare la location più spettacolare se essa non compie lo scopo del tuo evento, cioè, se dentro questa location non puoi farci niente. Quindi controlla se le location che stai considerando impongono qualche restrizione per quanto riguarda:

  • le decorazioni
  • foto/video
  • la vendita di alcolici
  • l’utilizzo di fornitori esterni

Opportunità di branding

A meno che il tuo non è un evento privato come per esempio un matrimonio, è molto probabile che dovrai installare una moltitudine di elementi di branding in location. Questo vale specialmente per gli eventi che sono finanziati principalmente attraverso gli sponsor, o che includono vari partner. Quindi le opportunità di branding sono molto importanti. Controlla se puoi installare elementi di branding e cosa di preciso è permesso. Puoi installare delle bandiere, dei banner, segnalettica digitale, dei poster, dei totem? Nella maggior parte dei casi, quando ci sono delle restrizioni legate all’installazione del branding, le restrizioni sono legate all’idea di appendere delle cose ai muri o al soffitto. Quindi, se assolutamente vuoi che l’evento si svolga in una determinata location, prova a trattare su delle alternative che non interagiscano con i muri o con i soffitti.

Le tariffe della location

Abbiamo lasciato le tariffe alla fine, non perché esse non sono importanti, ma perché prima di parlare di prezzi, devi vedere se la location è adatta al tuo scopo. A volte ti capita di trovare una location che sembra stupenda, ma ad uno sguardo più attento ti rendi conto che non ti offre quello che serve per quel determinato evento. A questo punto, non arriverai nemmeno ad aprire il capitolo prezzi. In altri casi, la location è perfettamente adatta al tuo evento, ma magari il prezzo totale è un po’ più alto di quello che avevi previsto nel budget. Se questo succede, e pensi assolutamente che questa determinata location trasformerà il tuo evento in un successo, sei ancora in tempo per poter riaggiustare il budget.

Il ruolo di quest’ultima sezione non è solo di vedere quali sono le tariffe per l’affitto della location, ma anche di vedere quali sono le tariffe “nascoste”. Questo per non avere delle sorprese quando guarderai la fattura dopo l’evento. Le tariffe nascoste solitamente sono tariffe legate al personale (tecnico, di cucina/servizio, amministrativo, di pulizie, di sicurezza’). Anche le tariffe per avere accesso al parcheggio possono essere nascoste. Controlla anche quali sono le tariffe per le cancellazioni. Se la location dispone anche di alloggio, chiedi di sapere le tariffe e prova a trattare una tariffa di gruppo, scontata. E, ultimo ma non meno importante, chiedi se ci sono altre tariffe che non abbiamo menzionato, e metti in chiaro che tutte le tariffe devono essere menzionate nel contratto, e che qualsiasi tariffa che magicamente comparirà dopo la firma del contratto non verrà pagata.

Conclusione

Quando si tratta di scegliere una location, è ben saputo che questa scelta sarà il successo o la rovina di un evento. Quindi non è una decisione da prendere alla leggera. Utilizzando una checklist location per eventi sicuramente ti renderai la vita più facile, quindi prima di iniziare la ricerca di quella location perfetta, assicurati di aver adattato la checklist al tuo specifico evento, e poi sarai pronto!

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