Come organizzare un evento per blogger

Le aziende di tutto il mondo hanno integrato nella loro strategia di comunicazione e marketing la presenza di blogger sia come veri e propri testimonial, sia come influencer per una platea più ampia.

Organizzare dei blog tour o degli eventi per blogger è fondamentale sia per poter vedere il proprio servizio o prodotto tra le pagine patinate e sempre più cool dei blog, sia per presenziare sui social network e arrivare al pubblico 2.0. Come organizzare un evento per blogger senza doverne delegare l’organizzazione a delle agenzie esterne?
Basta seguire queste semplici mosse:

1) Cerca su Blog Italia o Technorati i blogger che potrebbero essere interessati al tuo servizio e avere dei followers che rientrano tra i tuoi potenziali consumatori. Se sei un’azienda di moda dovrai contattare delle fashion blogger, se produci cosmetici le più adatte saranno le beauty blogger, se hai un’agenzia turistica dovrai rivolgerti ai travel blogger. In ogni caso l’idea di mixare i settori non è sbagliata, ma tieni sempre d’occhio la proporzione: 80% dei tuoi invitati deve far parte della tua categoria, 20% può provenire da nicchie diverse.

2) Entra in contatto con i tuoi interlocutori con delle e-mail personalizzate. Proponi la tua idea e non ti aspettare che siano loro a regalarti la loro professionalità per proporti delle iniziative. Potrai, in questo primo contatto, avere un feedback sulle disponibilità così da scegliere la data migliore. Dedicati con attenzione e tempo a questo punto. Scrivere una mail impersonale e fare copia&incolla non ti premierà, ma sarà invece apprezzato lo sforzo di personalizzare la comunicazione. Più hai studiato con cura il blog della persona a cui scrivi e meno correrai il rischio di vedere la tua mail cestinata.

3) Scegli la location in cui fare l’evento. Vuoi utilizzare una sala riunioni dell’azienda? Preferisci far vivere esperienze esclusive in una SPA di montagna? Vuoi offrire un aperitivo in centro? Decidi il tipo di evento che vuoi fare, anche in base al budget, e dedicati alla ricerca del posto perfetto.

4) Calcola il tuo budget. Considera i costi della location, quello degli spostamenti (offerti alle blogger per la loro partecipazione), di un eventuale buffet e di tutti i servizi che intendi offrire. Dedica parte del budget a del materiale informativo, meglio se salvato in pennetta-usb e all’allestimento.

5) Stabilisci quale sarà l’hashtag dell’evento e comunicalo prima del giorno X.  Sarà per te il modo per tracciare tutti i contenuti postati relativi al tuo evento e per guadagnare visibilità su Instagram e Twitter. Se hai molti partecipanti puoi puntare a comparire tra i trending topics!

6) Invita i partecipanti che si sono resi disponibili almeno 1 mese prima dell’evento. Darai la possibilità a tutti di organizzarsi in tempo, soprattutto se prevedi di invitarli in una città diversa dalla loro città di residenza.

7) E’ molto importante che tu riesca a organizzare tutto il lavoro in fogli excel per non perderti neanche un’informazione: nomi, numeri di telefono, adesione, stato di acquisto di biglietti di mezzi di trasporto, link ai blog. Ricorda questa regola fondamentale: per ogni informazione che non salvi ci sarà una figuraccia che farai. I “mi ero proprio dimenticato” sono da cancellare dal vocabolario dell’ottimo event planner.

8) Invia un Save The Date via mail (mi raccomando: la lista dei destinatari deve essere nascosta) con il programma dell’evento una o due settimane prima dell’evento. Inserisci un RSVP per avere certezza di chi verrà e rimediare ai buchi, eventualmente, con altri inviti.

9) Recati sul luogo dell’evento in anticipo così da preparare l’allestimento insieme a delle persone fidate che ti aiuteranno. Accogli i tuoi ospiti con cordialità e renditi disponibile per qualsiasi domanda durante l’evento.

10) Ricordati di fare follow-up! Il giorno dopo l’evento o dopo un paio di giorni contatta tutti i partecipanti per avere le loro impressioni e magari discutere sulla possibilità di avere un post sui loro blog che parli dell’evento.
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